Hvordan vælger jeg de bedste forretningsmæssige depositum?
De bedste forretningsindskudsmæssige glider opfylder bankens grundlæggende krav og betjener tilstrækkeligt de sekundære funktioner i dette vigtige forretningsdokument.Depositlips bestilles typisk gennem banken og vil således have den krævede kodning.Sekundære funktioner inkluderer sporbarhed, nøjagtighed og transaktionskommunikation.Alle disse faktorer fungerer sammen for at dokumentere en transaktion, så nøjagtig bogføring er mulig.Derudover skal risikoen for intern eller ekstern tyveri minimeres.
Hvis der foretages indskud af flere personer flere steder, er sporbarhed et problem.De bedste forretningsindskud vil have et middel til at spore, der foretog depositum, hvornår og hvor.Dette kan opnås med en speciel linje på slipet, der er underskrevet af indskyderen.Flere kulstofaflysninger er nyttige til at øge sporbarheden med kopier, der opbevares af indskyderen og vejlederen, og sendes til banken.
Nøjagtighed er en vigtig faktor i valg af de bedste forretningsindskud, fordi forkerte data kan resultere i overtræk og bankgebyrer eller unøjagtigheder på kundekonti.For at øge nøjagtigheden kan virksomheder vælge at bruge computergenererede indbetalingsglip.Hvis depositummet skal gennemføres, skal der være tilstrækkelig plads til, at alle kontroller skal anføres, og linjer for hver kirkesamfund af regninger, der skal registreres separat.Medarbejdere skal være forpligtet til at skrive pænt på alle indbetalingsglip.
Transaktionskommunikation kan være indlysende i en lille virksomhed, men mindre i en meget stor forretning.Bogholdere er nødt til at vide, hvornår indskud genkendes af banken, hvilken konto der skal krediteres ved depositum og formen på depositum.Spredte operationer kan resultere i, at flere mennesker håndterer depositum.Derfor kan ikke kun flere kopier af forretningsmæssige indbetalingsspidserne være vigtige, men et depositumsregister, der ligner et checkregister, bør også opretholdes.
En virksomhed skal træffe flere beslutninger for at minimere risikoen for tyveri.Størrelsen på den typiske forretningstransaktion og mængden af kontanter kontra andre betalingsmidler bør kendes.Andre kendsgerninger, der skal indsamles, er, hvis virksomheden bruger håndudfyldte eller computergenererede glider, hyppigheden af indskud foretaget i banktiden sammenlignet med brugen af natdråber, og hvis der foretages indskud af forskellige mennesker eller af den samme ellerto personer.Jo større kontanttransaktion, jo mere brug af nat falder, og gentagen depositum af den samme person øger chancen for tyveri af eksterne agenter og af ansatte.Disponable plastaflejringsposer med flere carbonvirksomhedsaflysninger hjælper med at afskrække nataflejringstyveri.
De bedste forretningsindskud vil indarbejde ovenstående faktorer, hvor det er relevant.De kan variere i størrelse fra tegnebogstørrelsesarket til en multipage-rapport genereret af regnskabssoftware.I alle tilfælde skal de være logiske, ordnede og let forståelige af alle brugere.Business Deposit Slips, selvom de ikke ses af kunder, bør også formidle et professionelt udseende.