Hvordan sporer jeg driftsudgifter?

Det er vigtigt at holde styr på driftsudgifterne for enhver virksomheds succes.For at forstå, hvad det koster at drive virksomheden, er det vigtigt at have en struktureret metode til at identificere og kategorisere hver udgift.Heldigvis er processen med at etablere en procedure for at indsende forretningsudgifter og hente dataene i en eller anden form af brugbart format ikke vanskeligt.

For at styre udgivelsen af driftsudgifter korrekt, skal virksomheden etablere mindst et par grundlæggende regnskabsregistre.Disse poster kan vedligeholdes i papirkopi, men ved hjælp af regnskabssoftware kan ofte strømline opgaven med relativ lethed.Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opsætter posterne, vil de fleste af de gratis og gebyrbaserede regnskabssoftwarepakker give grundlæggende instruktioner, der hjælper dig med at bestemme, hvilke linjeposter der skal placeres i hvilken kategori.Når du har bøgerne på plads, er udstationeringsprocessen let at følge.

Et meget vigtigt aspekt ved at spore dine driftsudgifter er at ikke udsætte regelmæssige posteringer i dine regnskabsbøger.Afhængig af virksomhedens art kan det være en fordel at sende genstande, så snart de er modtaget.Hjemmebaserede og andre små virksomheder kan muligvis placere alle varer en dag hver forretningsuge uden at skabe problemer med driftsbudgettet.Selv hvis der ikke er meget at sende, minimerer det ikke meget at vælge at gøre det på daglig basis, at chancerne for, at en leverandørfaktura bliver forkert placeret, aldrig offentliggjort og aldrig betalt, før en anden meddelelse sendes af leverandøren.

Med dine regnskabsbøger etableret og udstationeringsplan på plads, er den næste fase af sporing af driftsudgifter at generere rapporter, der opdeler disse udgifter i grupper.De fleste regnskabssoftware inkluderer en forudformateret indkomst/udgiftsrapport, der giver dig mulighed for at sammenligne det, der kommer ind med det, der går ud inden for en bestemt tidsramme.Det er også muligt at oprette en tilpasset rapport, der sammenligner både dine indkomst- og driftsomkostninger med dit driftsbudget.Dette giver dig mulighed for ikke kun at bekræfte, at der modtages nok indtægter til at dække udgifter, men også om du stadig opererer inden for budgettet.Ved at køre disse rapporter på ugentlig basis, kan du justere dine udgifter i overensstemmelse hermed, enten ved at flytte op betalingsdatoer på en vis udestående gæld eller forsinke nogle betalinger for at forhindre, at du overskrider dit budget i den kommende periode.

Sammen med sporing af driftsudgifter for at sikre, at virksomhedsbudgettet forbliver afbalanceret, er det vigtigt at kontrollere driftsudgifter, der er forbundet med specifikke segmenter af operationen, og sørge for, at investeringen i disse segmenter bidrager til indtægtsgenereringsprocessen.For eksempel, hvis du bemærker, at udgifter inden for salgsafdelingen stiger, men salget har været stillestående i de sidste seks måneder, hvilket indikerer et behov for at foretage et par ændringer inden for dette område af din operation.Fra dette perspektiv betyder sporing af driftsomkostninger, at indtægterne, der kommer ind, bruges mere effektivt, bundlinjen holdes så sund som muligt, og chancerne for at opbygge driftsreserver til brug med fremtidige projekter er levedygtige.