Hvordan skriver jeg et refusionsbrev?
Også kendt som en anmodning om refusionsbrev, et refusionsbrev er et dokument, der citerer en bestemt økonomisk situation, der findes mellem to parter, og identificerer behovet for, at en af disse parter skal modtage en refusion af alle eller en del af et økonomisk bidrag, der er ydet som en del af en finansiel transaktion. Det faktiske indhold af brevet kan være noget uformel, eller det kan være meget detaljeret og formelt, afhængigt af omstændighederne omkring transaktionen. Der er en kerneliste over emner, der skal adresseres inden for teksten i brevet, herunder at give identificering af oplysninger om transaktionen i spørgsmål, størrelsen af den ønskede refusion, og den type betalingsbetingelser, der betragtes som acceptabel.
Med de fleste refusionsbrevformater er den første opgave at identificere årsagen til refusion. For eksempel, hvis et medlem af en sundhedsklub har tilbudt betaling for et års medlemskab og skal flytte til arbejde mod slutningen af det første QUarter i det år kan han eller hun muligvis underrette klubben om denne ændring i status. Hvis man antager, at betingelserne og betingelserne for medlemskab giver mulighed for delvis refusion af medlemskontingent på grund af flytning af et medlem, hjælper det at give disse data til at bemærke, at denne særlige situation er dækket, og at en slags refusion forfalder.
Sammen med at angive årsagerne til anmodningen bør et refusionsbrev også identificere den forventede mængde refusion. Dette giver modtageren mulighed for at dobbelttjekke tallene og bestemme, om dette beløb er korrekt. Hvis man antager, at begge parter fortolker bestemmelserne i aftalen mellem dem nøjagtigt, hjælper denne høflighed simpelthen med at formidle den forståelse, at alle involverede har det samme forventninger.
En tredje nøglekomponent i ethvert refusionsbrev er at identificere acceptable metoder til at levere denne refursement til den anmodende part. Afsenderen kan anmode om betaling i form af en check, en kredit, der er udstedt til en kreditkortkonto eller en elektronisk fonde, der overføres til hans eller hendes bankkonto. Dette hjælper ofte med at fremskynde betalingen, da der ikke er behov for at udstede yderligere kommunikation for at bestemme, hvordan betalingen skal behandles.
Når refusionsbrevet er sendt og modtaget, vil mange virksomheder svare med en anerkendelse af anmodningen og en oversigt over, hvornår betaling refusionen vil blive udstedt. Mængden af refusion vil typisk blive bemærket i svaret, hvilket gør det muligt at vide nøjagtigt, hvor meget der refunderes ved hjælp af en kontrol, kredit eller overførsel af midler. Forudsat at det ønskede beløb og det godkendte beløb er det samme, betragtes transaktionen som fuldstændig, når betalingen er blevet udbudt.