Hvordan skriver jeg en udgiftsgodtgørelsespolitik?

En udgiftsgodtgørelsespolitik kan være et vigtigt dokument og kræver derfor planlægning og klarhed.Det bør omfatte de typer udgifter, der refunderes, og dem, der ikke vil.Du skal specificere, hvem politikken vedrører, og eventuelle personer, hvis udgifter er udelukket.Maksimale refusioner skal beskyldes, og det bør gøres klart, hvilken dokumentation der er behov for tilbagebetaling.Tidsrammen til indsendelse af dokumentation skal inkluderes sammen med tidsramme og måde, hvorpå refusioner vil blive foretaget.

Hvis du har ansvaret for at skrive en udgiftsgodtgørelsespolitik, skal du gøre det meget omhyggeligt.Skødesløse fejl kan være dyre for din virksomhed eller for personer, der har foretaget udgifter med forventning om at blive tilbagebetalt.Dette er grunden til, at det er yderst vigtigt, at betingelserne er klare for alle, inklusive dig.

Til at begynde med skal du producere en liste, der skitserer, hvilke udgifter der kan refunderes, og som ikke er.Denne øvelse hjælper dig med at strømline din udgiftsgodtgørelsespolitik.Du er muligvis ikke i stand til at liste alle berettigede og uberettigede genstande i det endelige dokument, men de oplysninger, du giver, skal efterlade et lille spørgsmål om, hvilken kategori de fleste udgifter falder ind i.

nær begyndelsen af refusionspolitikken, du skal skitsere tilhvem det vedrører.Der kan være visse typer refusioner af udgifter, som du kun ønsker at stille til rådighed for visse personer.F.eks. Kan den øverste ledelse kvalificere sig til tilbagebetaling af omkostninger til spisning med klienter og underholde dem, men du ønsker måske at begrænse deres assistenter til kun refusion for måltider.Situationer som dette kan håndteres effektivt på en af to måder.Du kan enten specifikt oplyse, hvem hver del af politikken gør og ikke vedrører, eller du kan organisere dokumentet i sektioner, der specifikt gælder for hver gruppe.

Maksimale omkostninger for specifikke typer udgifter skal adresseres.Hvis dette ikke er gjort, er resultatet sandsynligvis en stor forvirring og måske betydelige økonomiske tab.I tilfælde af at maksimum er nødt til at svinge under visse omstændigheder, skal den måde, hvorpå dette håndteres, skitseres.For eksempel kan du indstille en maksimal godkendelse af daglig udgift for forretningsrejser, men beløbet skal muligvis øges, når du rejser til visse internationale byer.

Det er meget vigtigt for udgiftspolitikkener nødvendigt for at omkostninger er berettigede.Du ønsker måske simpelthen kvitteringer, eller du ønsker måske kvitteringer med detaljerede oplysninger, såsom klienten, som omkostningerne vedrørte, og hvorfor omkostningerne var nødvendige.Du ønsker måske alle udgifter, der er indsendt på en særlig form.Uanset hvad din beslutning skal sørge for, at disse oplysninger tydeligt formidles.

Desuden skal du specificere fristerne eller regelmæssigheden for at indsende udgifter til refusion.Politikken skal kommunikere, hvad der vil ske, hvis denne tidsramme ikke respekteres.Enkeltpersoner skal også gøres opmærksomme på, hvornår og hvordan de får refunderes.