Hvad er de bedste tip til at holde en hovedbok?

Det er vigtigt at opbevare en hovedbok for den rette vedligeholdelse af enhver form for regnskabssystem.For at få mest muligt ud af denne type ressource er det vigtigt at indstille hovedbogen korrekt.Mange bogføringseksperter anbefaler også brugen af et tidsskrift i forbindelse med hovedbogen, hvilket gør det muligt let at udnytte mere detaljeret om alle debiteringer og kreditter, der er registreret i de økonomiske poster og yde støtte til alle hovedboksposter.

Et af de grundlæggende tip til at holde en hovedbok er at slå sig ned på antallet af kolonner, der vises i bogen og konsekvent bruger disse kolonner.En simpel tilgang er at gå med et format, der giver plads til datoen for transaktionen, en kort beskrivelse, der kan omfatte navnet på en leverandør og et fakturanummer, en debetkolonne og en kreditkolonne.Inkluderingen af en ekstra kolonne til at vise den igangværende saldo efter udstationering af den nye transaktion betragtes normalt som valgfri, men kan vise sig at være nyttig i en række tilfælde.

Et andet tip til at holde en hovedbok er at tage sig tid til at oprette konti, derkan tjene som grundlag for at sende transaktioner på en eller anden form for organiseret måde.I modsætning til et tidsskrift, hvor transaktioner offentliggøres baseret på et kronologisk grundlag uden reel hensyntagen til arten af disse transaktioner, er hovedbogen beregnet til at gruppere som transaktioner sammen.Dette gør det meget lettere at analysere den økonomiske aktivitet, der er forbundet med visse typer indkomst og udgifter, da detaljen for hver konto alle opbevares på et sted inden for hovedbogen.De fleste regnskabsmæssige softwarepakker i dag leveres med værktøjer, der gør oprettelsen af konti inden for en hovedbok meget let og giver fordelen ved at sikre, at disse konti er struktureret til at følge generelt accepterede regnskabsprincipper.

Det er også nyttigt at bruge en journal som en ledsagende regnskabsbog til at holde en hovedbok.Den grundlæggende praksis er at bruge tidsskriftet til at fange detaljer om transaktioner som eller kort efter, at de finder sted, og derefter sende disse transaktioner på den relevante konto inden for hovedbogen.Dette hjælper med at minimere chancerne for ved et uheld at udelade en vigtig post i hovedbogen og giver også backup -dokumentation, der kan bruges i tilfælde af, at konti i hovedbogen ikke balanserer.

Et afgørende tip til at holde en hovedbok er at ikke gøre processen mere kompliceret end nødvendigt.Mens der ofte er et ønske om at blive detaljeret, skal du huske, at formålet med hovedbogen ikke er at skabe en udtømmende historie for hver transaktion, men at fange vigtige data, der let kan henvises til med understøttende dokumentation uden mange problemer.Ved konsekvent at bruge det samme format til alle konti, der er vedligeholdt i hovedbogsbogen, afsættes tid til at sende transaktioner, der er dokumenteret i tidsskriftet, og sørge for, at kontiene er oprettet i overensstemmelse med generelt accepterede regnskabsprincipper, opgaven med at holde en hovedbok deter nøjagtigt, og det er meget lettere.