Hvad er en budformular?
En budformular kræves typisk af ethvert firma, der reagerer på en udbudsproces til konstruktions- eller renoveringsprojekter.Den faktiske layout af formularen og de krævede oplysninger leveres af den udbudte organisation.I bygge- og renoveringsprojekter er det meget almindeligt, at de udbudsmæssige svar inkluderer tegninger, projektplaner, omkostning, detaljerede specifikationer og en række andre oplysninger.Formålet med denne formular er at give et resume på én side af de væsentlige oplysninger, der er relateret til budet.
Selvom detaljerne kan variere, er budformularen opdelt i fire sektioner: Indsendelse af selskabs kontaktoplysninger, projektoplysninger, buddetaljer,og vigtige noter.Erfarne virksomheder kræver, at leverandører forbereder to kopier af budformularen inden indsendelsen.Efter modtagelse af budresponsen er begge kopier stemplet med den modtagne tid og dato og underskrevet af en behørigt autoriseret repræsentant for udbudsfirmaet.Den ene kopi er knyttet til indsendelsen, og den anden vendte tilbage til sælgeren.Denne budformular er derefter en del af den samlede pakke, der giver bevis for modtagelse, hvis der senere skal være en tvist.
Den første sektion af budformularen inkluderer de relevante oplysninger om det indsendelsesfirma.Dette inkluderer selskabets juridiske og driftsnavn, hovedkontoradresse, skattekontonummer, primære og sekundære kontakter samt telefon-, e -mail- og faxnumre.Hvis staten kræver, at alle bygge- eller renoveringsfirmaer har licenser eller tilladelser, skal antallet inkluderes på budformularen.Hvis virksomheden er en enkeltejer eller partnerskab, skal ejerne navnene også noteres.Disse oplysninger er ikke påkrævet for inkorporerede virksomheder.
Projektdetaljerne skal indeholde udbudsnummeret, navnet på det udbudte selskab og kontaktoplysninger.Mange virksomheder inkluderer oversigten eller synopsis af projektet i dette afsnit, kopieret direkte fra de udbudte dokumenter.Formålet med at inkludere synopsis er at klart identificere det projekt, som budet er til.
Detaljerne om budet er typisk den samlede dollarværdi og enhver specifik udelukkelse.For eksempel kan et tilbudt projekt til design og konstruere en bro omfatte den samlede dollarværdi af projektet, plus en erklæring om, at omkostningerne til miljøvurderingen og godkendelsen ikke er inkluderet.Denne information er en væsentlig del af budet og skal være klart defineret.
Væsentlige noter giver oplysninger, der udgør en del af budet, men kan ændres.Oplysninger om potentielle forsinkelser i projektets starttid på grund af en løbende strejke eller utilgængelighed af materialer er normalt inkluderet i dette afsnit.Disse forhold er de samme for alle udbydere, men skal defineres i svaret.