Hvad er en kontantbog?

En kontantbog er en journal eller en hovedbok, hvor alle forretningstransaktioner er registreret.Selve kontantbogen er typisk organiseret i kronologisk rækkefølge, og bogen sammenlignes rutinemæssigt med kontoudtog for at sikre, at bogen er nøjagtig.Nogle virksomheder bruger to bøger mdash;en til indgående og en for udgående penge.Der er både fysiske og elektroniske former for denne bog, og nogle virksomheder bruger begge på én gang.Kontantbøger bruges også til intern og ekstern revision, for at sikre, at der ikke er nogen penge, der går ulovligt, og for at sikre regeringen eller en tilknyttet virksomhed, at alle forretningsudtalelser er nøjagtige.

Kontantbogen er selv organiseret på en enkel måde.Alle poster er kronologiske og er normalt skrevet i bogen, når transaktionen sker, eller kort efter, at transaktionen er afsluttet, så er bogen så nøjagtig som muligt.For at sikre, at bogen er nøjagtig, vil ledere typisk kontrollere bogen rutinemæssigt, måske en gang om dagen eller en gang om ugen, og vil sammenligne eventuelle kontoudtog for at sikre, at der ikke blev gået glip af transaktioner, og at der ikke var nogen transaktioner, der var svigagtige.

For at holde transaktioner adskilt, nogle virksomheder vil bruge to forskellige kontante bøger.Den ene vil blive lavet for alle indgående penge, mens den anden vil være for udgående penge.For en virksomhed med et stort antal transaktioner kan dette være ideelt, fordi det vil være lettere at søge gennem transaktionerne for at sammenligne posterne med kontoudtog.

Da kontantbogskonceptet startede, var der kun papirbøger, men kontanterBøger kan også være elektroniske.En fysisk bog kan være sværere at stjæle, fordi en bog ikke kan hackes, men den kan også tage meget plads.En elektronisk bog tager lidt plads og giver normalt brugernes værktøjer og grafer til bedre at registrere og præsentere kontante poster.Mange forretninger bruger både fysiske og elektroniske bøger, så der er separate poster, for at gøre det sværere for en medarbejder eller manager at stjæle penge.

Bortset fra at holde styr på alle forretningstransaktioner, er en anden vigtig kontant bogrolle at fungere som et revisionsværktøj.Revisioner kan være enten intern eller ekstern;En intern revision lanceres af den forretning, der har bogen, og en ekstern revision lanceres af en anden enhed, såsom regeringen eller et tilknyttet selskab.Ved at kontrollere kontante poster, sammenligne posterne med kontoudtog og tælle det faktiske beløb i virksomheden, kan ledere opdage svig eller misbrug af penge.At holde kontante bøger viser også, at virksomheden er gennemsigtig, hvilket normalt fører til mere tillid til virksomheden.