Hvad er en kontrolkonto?
En kontrolkonto er en kortfattet konto inden for en økonomisk general hovedbok, der akkumulerer detaljerne i en konto i en datterselskab Ledger MDASH;Generelle hovedbøger sporer alle de økonomiske transaktioner i en virksomhed.De oplysninger, der administreres i en datterselskabs hovedbok, er den detalje, der understøtter oplysningerne om hovedbogen.Datterselskabs hovedbøger bruges til at spore en række varer, der akkumuleres på en generel hovedbok, herunder tilgodehavender, konti, der skal betales, lager og indtægter.Foruden transaktionsbeløb vil datterselskabet ofte omfatte navne, placeringer, beskrivelser og datoer.Hver af datterselskabets hovedboksposter vil typisk have en kontrolkonto på hovedbogen.
Regnskabsafdelinger bruger prøvebalancerne genereret fra hovedbogen, når de akkumulerer månedlige, kvartalsvise og årlige økonomiske data.Generelt kræver regnskabsafdelinger sjældent den type detaljer, der spores i en datterselskabs hovedbok.For eksempel skal en tilgodehavende afdeling for at kunne få adgang til kundeoplysninger, f.eks. Et telefonnummer, for potentielt at kontakte en kunde vedrørende ubetalte saldi.Regnskabsafdelingen foretrækker imidlertid under de fleste situationer at se totaler af udestående tilgodehavender og ikke kundeoplysninger, der er knyttet til specifikke transaktioner.Hver gang en tilgodehavende afdeling opdaterer et beløb, der skyldes i en kundepost, opdateres kontrolkontoen i hovedbogen med ændringen, hvilket giver let tilgængelig adgang til de samlede tilgodehavender.Overfør information til den generelle hovedbog.Tidspunktet for opdateringer til kontrolregnskaber afhænger af forskellige faktorer, herunder kompleksiteten af de involverede systemer, selskabets størrelse og endda planlægningen af månedens regnskabsmæssige nære aktiviteter.I større virksomheder vil det generelle hovedboksystem typisk være sit eget uafhængige softwaresystem, adskilt fra datterselskabets hovedbøger, der sporer transaktioner for varer, såsom tilgodehavender eller lagerbeholdning.Kontrolregnskabet i situationer som dette er muligvis ikke ajour i løbet af måneden, fordi planlægningen af overførsel af information mellem datterselskabet og den generelle hovedbog ikke er realtid.Mindre virksomheder har muligvis ikke det samme problem, fordi de generelle hovedbøger og datterselskabs hovedbøger kunne inkluderes i en softwarepakke.
En af fordelene ved kontrolkonti er potentialet for en stigning i adskillelse af opgaver, hvilket er nyttigt til at hjælpe med at begrænsefejl og svig.Ofte er de personer, der kræves for at spore dataene i datterselskabet med hovedbøger, adskilt fra dem, der akkumulerer de økonomiske data.Som sådan, når årsregnskabet oprettes, vil der blive rapporteret omforsoner mellem kontrolkonti og datterselskabs hovedbøger for at sikre, at den korrekte saldo rapporteres for en bestemt linjepost.I sidste ende tillader kontrolkonti lettere og hurtigere ophobning af økonomiske data for regnskabsafdelinger.