Hvad er en lille kontant voucher?

En lille kontant voucher placeres i en lille kontantfond, når der udbetales penge på forhånd for et lille køb.Petty Cash Funds er små mængder penge, normalt mellem $ 100 og $ 250 amerikanske dollars, der er afsat til tilfældige køb for at undgå at skrive en check eller bruge et firmakreditkort.Petty Cash -værdikuponer plus mængden af penge inde i den små kontante fond skal altid svare til det samlede oprindelige beløb for fonden.

Petty Cash udbetales normalt på to forskellige måder: gennem refusioner eller gennem forhåndsbetalinger.Refusion finder sted, når der allerede er foretaget et køb, og der gives en kvittering som dokumentation om, at modtageren skyldes pengene.Der opstår forskudbetalinger, når der skal foretages et lille køb, og pengene skal udbetales forud for købet.I dette tilfælde placeres en lille kontant voucher i fonden i stedet for det udbetalte beløb.

Et selskab vil typisk have procedurer på plads, der styrer brugen og overvågningen af den små kontante fond.Disse procedurer vil specifikt detaljerede, hvilke oplysninger der kræves på en lille kontant voucher.Dette inkluderer typisk datoen for udbetaling såvel som beløb, formål og modtagelsesnavn.En prøve lille kontantkupon kan downloades online, købes i en kontorforsyningsbutik eller blot oprettes internt inden for virksomheden som en af dens brugerdefinerede former.

Forvalteren for den lille kontante fond er normalt en vejleder på et eller andet niveau, der har tjentVirksomhedens tillid.Han eller hun er ansvarlig for at sikre, at hver krone i den små kontante fond redegøres for via en kvittering eller en lille kontant voucher.Når en kvittering eller anden passende dokumentation er modtaget fra den person, der tog kontanterne, skal papirerne tilknyttes kuponen og arkiveres i overensstemmelse hermed.Det overlades generelt til depotmanden at bestemme den relevante hovedbokskonto, som købet skal opkræver.Almindelig hovedbok tegner sig for tilfældige udgifter er kontorartikler, refusion af parkering og andre små køb.

Med jævne mellemrum skal der være en forsoning af den lille kontante fond af en vejleder for depotmanden.Dette vil sikre, at eventuelle manglende penge identificeres og placeres tidligt, mens problemet stadig kan rettes.Derudover holder dette depotmand i skak, da selv små mængder kontanter kan misbruges.Petty kontantmisbrug er en almindelig form for underslag i lille skala og kan let tilføje op til tusinder af dollars manglende penge over en periode på år, hvis de ikke er markeret.