Hvad er et overførselsesbrev?

Også kendt som et overførselsbrev eller et transitbrev, et overførselsbrev er et dokument, der er vedlagt med en betaling.Formålet med brevet er at henvise til årsagen til betaling eller overførsel samt levere andre oplysninger, der vil hjælpe kreditor med at registrere modtagelsen af betalingen korrekt.Mens det nøjagtige indhold af brevet varierer afhængigt af arten af forretningsarrangementet og lokal skik, er der et par grundlæggende detaljer, der betragtes som essentielle for et velskrevet transitbrev.

Næsten enhver form for overførselsbrev vil omfatte tre grundlæggende informationsstykker.Brevet identificerer afsenderen, ofte ved at inkludere debitors navn og postadresse.Sammen med afsenderens kontaktoplysninger henvises også til kreditorens navn og adresse.Endelig er mængden af den vedlagte betaling også inkluderet i brevet.

Andre typer information kan også inkluderes i teksten i overførselsbrevet.På mange områder, inklusive debitorens kontonummer, betragtes som korrekt sammen med en henvisning til ethvert fakturanummer, som betalingen skal anvendes til.Der kan også være en henvisning til de varer eller tjenester, der blev købt af kunden, eller en notation af den dato, hvor fakturaen forfalder.

Det overordnede format til et overførselsbrev er kort og til det punkt.Ofte begynder brevet med datoen for korrespondance, efterfulgt af modtagerens navn og postadresse.Ved hjælp af en simpel hilsen detaljerede afsenderen i et eller to afsnit grunden til betalingen og eventuelle data, der hjælper modtageren med at anvende betalingen korrekt.En standardafslutning følger, ledsaget af afsenderens underskrift.Hvis postadressen til afsenderen er inkluderet i brevet, vises den normalt efter underskriften, i slutningen af dokumentet.

Mens der stadig bruges et overførselsbrev i formelle forretningssituationer, såsom når en bank videresendes enKontroller til en anden bank, denne form for korrespondance er stort set blevet erstattet af det, der er kendt som Remittance Slip .Slippet er simpelthen et perforeret afsnit af en faktura, der kan løsnes og returneres med betalingen.Data som kontonumre og forfaldsdatoer er forudtrykket på slipet, hvilket gør det unødvendigt for afsenderen at henvise til disse oplysninger.Der er normalt plads på slipet for afsenderen at skrive i oplysninger som checknummeret eller datoen for betalingen