Hvad er en regnskabsrekord?

En regnskabsrekord er enhver form for elektronisk eller papirkopi -dokument, der giver oplysninger om den økonomiske status for en enkeltperson eller enhed.Registreringer af denne type bruges til at oprette mere detaljerede regnskabsregistre såsom hovedbøger, tidsskrifter og andre typer regnskabsbøger.Hovedfunktionen af disse dokumenter er at skabe en nøjagtig historie med alle finansielle transaktioner relateret til en given periode, inklusive indkomst, der er modtaget, samt udbetalinger, der er foretaget for relevante udgifter.Sammen med penge transaktioner gør disse kontobøger også det muligt at bestemme balancen mellem aktiver og forpligtelser.

Et antal dokumenter er inkluderet som en del af processen med at forberede og vedligeholde regnskabsrekordbøger.Fakturaer udstedt af en virksomhed er et af de grundlæggende dokumenter, der bemærkes og spores i hovedbøger og tidsskrifter.Fakturaerne gør det muligt at holde styr på potentiel indkomst, som virksomheden med rimelighed kan forventes.Ved at indtaste fakturaer og faktura -beløb i regnskabsbøgerne er det meget lettere at anvende kontrol eller andre betalingsformer, der overføres af kunderne, når og når de ankommer og er forberedt på indbetaling på en bankkonto.

Fakturaer, der vedrører køb, der er foretaget af en virksomhed, er også vigtige for at opretholde nøjagtige regnskabsrekordbøger.Som med de fakturaer, der er udstedt af en virksomhed, skal de, der modtages, logges ind på de konti, der skal betales, hvilket gør det lettere at etablere en tidsplan for udstedelse af betaling for disse fakturaer.Kontrollen eller betalingsmåden, der bruges til at afvikle saldoen på disse fakturaer, betragtes også som en regnskabsrekord, og bemærkes normalt inden for de konti, der skal betales i forbindelse med den relevante faktura.

Alle monetære transaktioner, der er involveret i driften af virksomheden, betragtes som regnskabsmæssige poster af en eller anden type.Både manuelle og elektroniske kopier opbevares på fil, hvilket gør det meget lettere at kontrollere journalposter og sikre, at alle poster er i korrekt rækkefølge.Når der generelt følges generelt accepterede regnskabsprincipper, er det meget lettere at hente ordentlige poster over aktiver, poster over forpligtelser og enhver undergruppe af de poster, der vedrører enhver gælds- eller tilgodehavende transaktion.

Vedligeholdelse af nøjagtige regnskabsrekordbøger i en eller anden formkræves ofte til skatteformål.Dette gælder for både enkeltpersoner såvel som virksomheder.Undladelse af at opretholde kopier af vigtige understøttelsesdokumenter kan ofte skabe problemer, hvis der kaldes en skatteanvendelse, og kan føre til, at visse fradrag ikke er tilladt for manglende dokumentation.Af denne grund bruger mange enkeltpersoner og virksomheder regnskabssoftware til at holde alle poster i orden, mens de også holder kopier af kontrol, fakturaer og andre understøttende dokumenter, der sikkerhedskopierer de poster, der er foretaget i selve regnskabsbøgerne.