Hvad er en udgiftsrapport?

En udgiftsrapport er et dokument, der skitserer udgifter, der er afholdt i løbet af en bestemt tidsperiode eller under udførelse af et specifikt job eller en opgave.En udgiftsrapport kan være ret bred, som undertiden dækker hele afdelinger inden for en virksomhed, eller rapporterne kan individualiseres, der kun gælder for en medarbejder og en opgave.Det meste af tiden bruges udgiftsrapporter til at dokumentere udgifter, der bliver nødvendige, mens medarbejderne arbejder uden for det normale kontormiljø.I de fleste tilfælde gennemgås udgiftsrapporter af afdelingsledere og overføres derefter til regnskab.

Nogle gange bruges udgiftsrapporter udelukkende med henblik på refusion af medarbejdere.Dette gælder for en medarbejder, der er uden for kontoret, og skal bruge sine egne midler til forretningsrelaterede udgifter.For at blive godtgjort forventes, at medarbejderen normalt indgiver en udgiftsrapport og vedhæfter kvitteringer, der bekræfter udgifterne.

Nogle ansatte får udgiftskonti.Dette er et forudbestemt beløb, der står til deres rådighed for brug, når de er væk fra kontoret, men beskæftiger sig med arbejdsrelaterede aktiviteter.Medarbejdere med udgiftskonti, selvom de ikke bruger deres egne penge, er stadig typisk forpligtet til at indgive en udgiftsrapport for at dokumentere deres udgifter.I mange tilfælde afholdes udgiftskontofonde på en virksomhedskredit- eller betalingskort, der er udstedt til den enkelte medarbejder.

Måltider indgives ofte på udgiftsrapporter.Dette gælder især med medarbejdere, hvis job kræver, at de rejser eller bruger meget tid væk fra kontoret.Medarbejdere, der arbejder i salg, bruger ofte meget tid på vejen, og i mange tilfælde refunderer arbejdsgiverne dem til måltider, mens de rejser.Andre tilfælde, hvor måltider kan betragtes som en udgift, inkluderer måltider, hvor faktisk forretning diskuteres eller i tilfælde af klientunderholdning.

Andre typer udgifter, der ofte vises på en udgiftsrapport, inkluderer logi, benzin og vaskeritjenester.Transportomkostninger, såsom flybilletter, togpriser og biludlejning, er også ofte dokumenteret.Normalt kan de fleste enhver form for varer eller tjenester, der er nødvendige, mens en medarbejder er i færd med at drive forretning, være berettiget til refusion.

De fleste virksomheder overvåger omhyggeligt udgiftsrapporter.De ser efter pigge i udgifterne eller andre indikationer på, at en medarbejder kan forkerte midler.I nogle tilfælde kan arbejdsgivere sætte udgifter til forbrugsgrænser for visse varer.For eksempel kan medarbejderen have et loft på det beløb, der kan bruges pr. Nat til logi.Eventuelle midler, der er brugt ud over denne tildeling, ville være medarbejderens ansvar.