Hvad er automatiseret fakturering?

Automatiseret fakturering er en handling, hvor faktureringen af varer og tjenester opstår uden behov for at forberede fakturaen for hånd.Mange faktureringssystemer af denne type giver mulighed for at generere og sende elektroniske kopier af fakturaerne til kunderne.Brugen af denne type faktureringssoftware gør det muligt at styre faktureringsprocessen med større effektivitet, hvilket sparer virksomheden både tid og penge.

Der er flere funktioner, der er fælles for automatiseret faktureringssoftware.I de fleste tilfælde er softwaren designet til at tillade oprettelse af kundeprofiler, der indeholder alle de data, der er nødvendige for nøjagtigt at forberede fakturaen.Disse data vil omfatte kundenavn, faktureringsadresse, faktureringskontakt og en e -mail -adresse, hvis fakturaen skal sendes elektronisk.I de fleste tilfælde indsamler det automatiserede faktureringsprogram data fra andre kilder, der har at gøre med kundeforbrug, eller give mulighed for manuel indgang af ordrer, når de er opfyldt.Processerne inden for faktureringssystemet anvender derefter de korrekte satser for hver ordre og opretter en faktura.

Afhængigt af hvordan det automatiserede faktureringssystem er konfigureret, kan fakturaen udskrives sammen med en ledsagerkonvolut, umiddelbart efter fakturegenerationen.Det er dog muligt at konfigurere softwaren, så fakturaer automatisk udskrives på et specifikt tidspunkt på dagen.Der er endda nogle eksempler på software, der får maskiner til at folde fakturaen, indsætte den i en forudadresseret konvolut og forsegle konvolutten.Når e -mail bruges som leveringsmedium, kan systemet fremskynde leveringen umiddelbart efter generering af fakturaen eller administrere e -mail -processen på et specifikt tidspunkt på dagen, en tilgang, der giver virksomhedsejere mulighed for at undersøge fakturaer, før de sendes ud.

Elektroniske faktureringssystemer af denne type inkluderer undertiden muligheden for at modtage og anvende betalinger til fremragende fakturaer.For eksempel kan e -mail -fakturaer indeholde et indlejret link, der giver kunden mulighed for straks at give betaling efter modtagelse og gennemgang af fakturaen.I stedet for at kræve, at et individ modtager betalingen og manuelt indtaster den i den tilgodehavende database manuelt, genkender softwaren betalingen, anvender den til det passende fakturanummer og trækker dette beløb fra saldoen på kundekontoen.

Automatiseret fakturering fungerer meget godt med situationer, hvor en kunde har en stående ordre, eller der er en tilbagevendende betaling, der skal anmodes om ugentligt eller månedligt.Med denne applikation kan systemet konfigureres til automatisk at generere stående eller tilbagevendende fakturaer til de relevante kunder og dermed eliminere behovet for, at en eller flere ansatte bruger timer på denne gentagne opgave.Slutresultatet er, at personale kan bruges til forskellige funktioner, så arbejdsdagen kan være mere produktiv og dermed omkostningseffektiv.

Brugen af automatiseret fakturering er almindelig i dag med virksomheder i alle størrelser.Forretningstyper, der spænder fra telekommunikation til online detailforretninger, drager fordel af brugen af disse typer software.Ved at gemme virksomhedens tid og ressourcer er virksomheder i stand til at holde udgifterne lavere og dermed forblive mere konkurrencedygtige.