Hvad er projektporteføljestyring?

I modsætning til traditionel projektstyring, der kun fokuserer på hvert enkelt projekt i en virksomhed, overvejer Project Portfolio Management (PPM) hele en organisations projekter.PPM er derfor den kontrollerede analyse og koordinering af en virksomheds projekter.Med brug af værktøjer, software og processer giver PPM ofte mulighed for ressourcefordeling og optimal sekventering af projekter.Det kan også analysere de største afkast til et firma ved at identificere de projekter, der er mest meningsfulde.I sidste ende kan projektporteføljestyring muligvis inkorporere alle en organisations forretningsmæssige mål og reducere forekomsten af overlappende eller ressource-dræningsprojekter.

Project Portfolio Management (PPM) er den koordinerede analyse og kontrol af et virksomheds projekter.Selvom de af mange forretningsfolk betragtes som relevante for informationsteknologi, kan PPM med succes implementeres af de fleste brancher.Virksomheder påtager sig ofte flere projekter samtidigt, der kan begrænse ressourcer som penge, tid, mennesker og kapacitet.Et sandsynligt mål med projekt- og porteføljestyring er at tildele disse ressourcer til at hjælpe virksomheden med at udlede den største fortjeneste.PPM kan også hjælpe ledere med at bestemme den optimale blanding og sekventering af foreslåede projekter, mens de overvejer faktorer i den virkelige verden.

Når organisationer påtager sig projekter, forpligter de sig ofte til betydelige investeringsniveauer.Projektporteføljestyring sammenlignes undertiden med porteføljestyring, idet begge kræver tilsyn med investeringer.PPM giver ofte ledere mulighed for at optimere, balancere og kontinuerligt finjustere deres porteføljer og derved opnå større afkast og samtidig reducere den samlede risiko.

Specifikke værktøjer, softwareapplikationer og processer giver ofte grundlaget for projektporteføljestyring.For eksempel kan brugen af beslutningstræer med forgreningsnoder detaljerede hvert potentielt projekt i relation til et enkelt porteføljens budget.Ledere vil således sandsynligvis bruge disse oplysninger til at beslutte, hvilke projekter der kan og ikke kan ydes.Et andet værktøj kan opbygge et centraliseret cirkulært billede af projekter, hvorved usunde, lavværdi eller duplikatprojekter er henvist til ydersiden af cirklen.Medlemmer af projektledelsesteamet kan derefter beregne det estimerede afkast på investeringerne for alle projekter og offentliggøre et øjebliksbillede af porteføljens forventede præstation for at måle, hvilke projekter der er mest meningsfulde.

De forskellige målinger og strategier, der er ydet af PPM, kan hjælpe ledere med at nå specifikke forretningsmæssige mål.For eksempel snarere end at fokusere bare på projektmarkedsføring og udvikling, inkorporerer principperne for PPM normalt yderligere afgørende faktorer, såsom finansiering, efterspørgslen fra kunder og forbrug af virksomhedens ressourcer.Således kan beslutningen om at investere i og processerne til at fortsætte med et projekt afspejle sammenligninger af fordele med omkostninger.

Et andet klart kendetegn ved PPM er dens evne til at evaluere og prioritere projekter.Hvert projekt, der er valgt af et selskab, skal ofte vurderes med hensyn til dets forretningsværdi og overholdelse af politikken.Efterhånden som en virksomheds forretningsmæssige opsøgende kapaciteter udvides, vil dens portefølje sandsynligvis også vokse.Således hjælper projektporteføljestyring ofte virksomheder med at afvise opgaver, der dræner ressourcer og accepterer projekter, der giver mening med hensyn til tid og penge.

Mens viden om hvert projekts individuelle præstation er vigtig, er virkningen af hvert projekt på selve porteføljen lige så vigtig.En projektleder vil således sandsynligvis bestemme, hvordan hvert projekt bidrager til den samlede præstation af porteføljen, hvis et projekt kan fremkalde en negativ indvirkning på de kommende projekter, og hvilke projekter i porteføljen er afhængige af andre.Arbejde på dette niveau kan kræve at opsummere nøgledata for at undgå overbelastning af oplysninger.Projektporteføljestyring kan således give en sYnopsis af ydeevne og fremskridt samt en måling af estimater mod faktiske omkostninger.

Processerne med projektporteføljestyring betragtes ofte som værdifulde i tider med økonomisk vanskelighed, men nogle virksomheder implementerer disse strategier som hverdagens praksis.Uden PPM kan en organisation opleve overlappende eller overflødige projekter, projekter, der fungerer ved tværgående formål eller dem, der ikke er på linje med forretningsstrategier.Sådanne faldgruber vil sandsynligvis forekomme, fordi hvert projekt kan se godt ud på papiret, men reelle værdier er muligvis ikke synlige, før de analyseres med resultater-drevne værktøjer.