Hvad er en blød kopi?

En blød kopi er en elektronisk kopi af et dokument.Det kontrasterer med en papirkopi, et dokument, der er trykt på papir eller et andet medium.Bløde kopier er lette at overføre, distribuere, dele og manipulere mdash;Alle potentielle ulemper eller fordele, afhængigt af det involverede dokument.De kan også bruges til at generere papirkopier ved at udskrive en kopi af dokumentet.Mange papirløse eller lavt affaldskontorer er meget afhængige af bløde kopier til kommunikation og deling af information.

Bløde kopier kan typisk åbnes i en række tekstbehandlingsprogrammer.For ekstra sikkerhed kan et dokument gemmes i et kun læst format.Dette giver folk mulighed for at se det, men ikke ændre den bløde kopi.I tilfælde, hvor folk er bekymrede for, at data ændres eller manipuleres af folk, der har adgang til filen, kan dette være nyttigt.Nogle programmer opretholder også ændringslogfiler, så folk kan spore ændringer foretaget i dokumentet, vende dem tilbage, hvis det ønskes at gendanne dokumentet til et forudgående punkt.

Personer med bløde kopier kan sende dem via e -mail, overføre dem over et netværk eller sættedem på en disk eller en bærbar harddisk for at dele.Denne række teknikker til distribution kan være nyttig og kan give kontorer mulighed for at eliminere udgifter som faxmaskiner og kurerer.Bløde kopier har generelt ikke helt den samme juridiske status som hårde kopier på grund af potentialet for ændring, men de kan bruges til de fleste aktiviteter på et kontor, herunder ting som at sende bløde kopiudkast til en kontrakt frem og tilbage til redigering og godkendelse, med folk, der gennemgår papirkopien omhyggeligt, før de underskriver for at sikre, at den indeholder de ændringer, de ønsker.

Bløde kopier kan også bruges til ting som præsentationer, hvor folk enten distribuerer dokumentet elektronisk, så alle har en kopi eller viser det påen skærm ved en præsentation eller begivenhed.Evnen til at foretage redigeringer op til sidste øjeblik kan være nyttig for folk, der ønsker tid til at perfektionere deres præsentationer, og som muligvis skal foretage ændringer i sidste øjeblik for at imødekomme ændrede oplysninger og andre problemer.Lærere opbevarer ofte klasselokale materialer i form af blød kopi, så de let kan ændre dem og genbruge dem til lektioner.

For kontorer, hvor plads er en vigtig overvejelse, kan det at gå helt eller for det meste elektronisk give betydelige fordele.Folk kan gennemgå materialer i blød kopi og undgå generering af store mængder papir, der kræver opbevaring.Hvis sikkerhed er et problem, kan elektroniske sikkerhedsforanstaltninger fastlægges for at give så meget beskyttelse som muligt til bløde kopier.Dette kan omfatte værktøjer som fjernbackups for at gemme kopier i tilfælde af brande, vira og andre problemer.