Hvad er et elektronisk filskab?

Et elektronisk filskab kan enten være en metaforisk henvisning til et system til lagring af dokumenter og anden information om et elektronisk medium, såsom en computerharddisk, eller det kan henvise til et faktisk stykke software, der hjælper med at oprette og vedligeholde elektroniske poster.Mange gange omtales et elektronisk filskab som en måde at opbevare fysiske dokumenter digitalt for at øge effektiviteten af at finde dokumenterne eller for at minimere den plads, der er nødvendig til de fysiske poster.Brug af et elektronisk arkiveringssystem kan give flere brugere adgang til oplysninger samtidigt uden at trænge foran et fysisk filskab og kan også gøre de oplysninger, det indeholder tilgængelige eksternt gennem netværksforbindelser.

Der er ingen enkelt definition af, hvad et elektronisk filskabetfaktisk er;I stedet henviser udtrykket generelt til at bruge elektronisk opbevaring på en måde, der tilnærmer sig et fysisk filskab.På et meget grundlæggende niveau er et enkelt bibliotek på en computerharddisk, der indeholder nogle dokumenter eller andre filer, teknisk et elektronisk filskab, fordi filerne er separate, indekserede og til tider søgbare gennem operativsystemets funktioner.Et meget avanceret elektronisk arkiveringssystem kunne anvende et relationel databasestyringssystem (RDBMS), hvilket i det væsentlige giver brugerne mulighed for at kategorisere hvert stykke information inden for en ramme, der derefter kan søge eller huske oplysningerne på en bestemt måde.

Der er mange muligheder tilgængeligeNår du bruger et elektronisk filskab, som et fysisk kabinet ikke kan give.Hele arkiveringsskabet, afhængigt af dets størrelse, kan kopieres på en digital enhed eller en kompakt disk (CD), så det kan sikkerhedskopieres, overføres eller transporteres let.Det kan også stilles til rådighed via et netværk, så flere brugere kan få adgang til det uanset placering.Oplysninger inden for det elektroniske arkiveringssystem kan beskyttes eller krypteres for ekstra sikkerhed.I nogle tilfælde kan dokumenter inden for et elektronisk system let søges efter visse nøgleord, hvilket gør nogle oplysninger lettere at finde, end det ville være med et fysisk kabinet.

Nogle applikationer, der forsøger at give et komplet styringssystem til information og dokumenter kan værekaldes elektronisk filskabet software.Disse inkluderer ofte databaselignende funktioner og indstillinger for netværksadgang eller rapporterer generering.I nogle tilfælde kan hele sæt dokumenter indekseres med en applikation, så de let gennemgås gennem en grafisk brugergrænseflade (GUI).

Lejlighedsvis kan nogle problemer opstå omkring brugen af et elektronisk filskab.Den ene er, at hvis oplysningerne hentes fra onlinekilder, kan der muligvis være copyright -problemer, der er involveret i lagring af dokumenterne uden tilladelse fra forfatterne.Et andet spørgsmål, især inden for felter, der har stærke privatlivslove, er, at et grundlæggende elektronisk filskabssystem muligvis ikke giver alle de punkter med sikkerhed og privatliv, der er påbudt, hvilket betyder en mere intensiv, branchespecifik type elektronisk postsystem muligvis har brug forbruges til følsomme data.