Hvad er dokumentafbildningssoftware?

Dokumentafbildningssoftware er en applikation, der bruges i dokumentstyring til at konvertere papirdokumenter til digitalt format.Scannere bruges til at indtaste dokumentoplysninger, og derefter bruger dokumentafbildningssoftwaren typisk og gemmer dokumenterne, bruger optisk karaktergenkendelse (OCR) for at gøre dem søgbare og redigerbare og arkiverer dem.Dokumentafbildningssoftware kan integreres med multifunktionelle perifere enheder (MFP'er), så softwaren kan håndtere dokumenter, når de er scannet.

Ofte inkluderer dokumentafbildningssoftware indbyggede funktioner til at strømline og kontrollere redigering af lagrede dokumenter.Nogle applikationer inkluderer muligheden for at tjekke et dokument for at sikre, at kun en bruger kan redigere et dokument ad gangen.Softwaren kan også lette godkendelsesprocesser, så ændringer ikke anvendes til dokumenter, før specificerede administratorer godkender dem.

Softwaren leveres normalt med sin egen grafiske brugergrænseflade til lagring og lokalisering af filer.Grænseflader kan omfatte træk-og-slip-kapaciteter og til tider inkorporere søgemaskiner, der ligner dem, der bruges til at søge på internettet, så brugerne hurtigt og nemt kan lokalisere filer.Dokumenter, der er gemt i softwaren, kan udskrives, e -mailes og faxes digitalt.Nogle software giver brugerne mulighed for at kommentere dokumenter ved hjælp af indbyggede kommentarfunktioner.

Dokumentafbildningssoftware inkluderer ofte muligheden for at integrere dokumenter med andre programmer.Dokumenter kan gemmes i bærbart dokumentformat (PDF) og Microsoft Office-kompatible formater og billeder kan eksporteres i formater som JPEG og TIFF.Data kan også kopieres og indsættes i tekstbehandlingsdokumenter og regneark.

Mange virksomheder bruger dokumentafbildningssoftware til dets sikkerhedsfunktioner.Brugere kan tillades eller nægtes adgang til visse filer baseret på brugerprivilegiumniveau, og filer kan låses til redigering, eller redigeringer kan kræve godkendelse, før de anvendes til dokumenter.Ud over at give sikkerhed ved at kontrollere adgangen til og ændre dokumenter, giver dokumentafbildningssoftware forretningssikkerhed, fordi digitale filer, i modsætning til papirdokumenter, let og regelmæssigt sikkerhedskopieres.Dette giver virksomheder mulighed for at beskytte dokumenter i tilfælde af katastrofale begivenheder som brand eller oversvømmelse.

Digital billeddannelsessoftware har også flere andre fordele.Ud over at give øget sikkerhed, gemmer digitale filer lagerplads.Computerfiler er lettere tilgængelige og lettere at dele end papirdokumenter, især for store, spredte arbejdsgrupper.Software, der inkluderer automatiske arkiveringsfunktioner, kan også spare administrationsomkostninger.Da de fleste dokumenter i sidste ende bruges elektronisk, giver arkivering og opbevaring af dem i elektronisk format kontinuitet, konsoliderer arbejdsgange og sparer tid.