Hvad er information om livscyklus?

Information Lifecycle Management er navnet, der gives til de strategier og politikker, en virksomhed bruger til at vedligeholde og organisere digital information.Det er den moderne udvikling af strategier, der bruges til at administrere fysiske data som den, der er gemt på papir, film og andre fysiske medier.Et stykke data gennemgår fem faser af informationslivscyklusstyring.Dette er skabelse, distribution, vedligeholdelse, brug og disposition.

Med information om livscyklusstyring kontrolleres bevægelse og opbevaring af et givet stykke data fra det tidspunkt, det er skabt til det tidspunkt, det ophører med at være nyttigt.Normalt forekommer dette i en forretningsmæssig sammenhæng, skønt information om livscyklus kan også bruges til at opretholde data til regeringen eller andre formål.En virksomheds informations livscyklusstyringspolitik dikteres af organisationens overordnede mål og er tæt knyttet til dens generelle informationsteknologipolitikker.

Processen begynder med oprettelse eller modtagelse af et nyt stykke information.Dataene kan enten oprettes internt, som når en revisor forbereder et budget til organisationen, eller de kan modtages fra nogen uden for virksomheden.Dette kan omfatte formularer, korrespondance eller rapporter.

Oplysningerne distribueres derefter.På det interne niveau overføres dataene til arbejdstagere og ledere i virksomheden, der muligvis har brug for det for at tage politiske beslutninger.Dataene kan også distribueres eksternt til leverandører, klienter eller aktionærer.Derefter kan oplysningerne bruges til at hjælpe med at træffe forretningsbeslutninger eller guide virksomhedspolitik.I løbet af brugs- og distributionsprocessen skal oplysningerne opretholdes.Vedligeholdelse inkluderer arkivering, hentning og overførsler af informationen.For at informationen skal være nyttige, skal virksomheden arrangere den i en forudbestemt rækkefølge og have et system på plads til styring af dem.Processer til sporing af data, mens de er i brug, er også en del af vedligeholdelsestrinnet.Endelig gennemgår information disposition.Dette er den politik, der er fastlagt til håndtering af oplysninger, der er blevet mindre værdifulde over tid.Sådanne data er mindre ofte tilgængelige og har muligvis allerede opfyldt de fastholdelseskrav, der er fastlagt af regerings- eller organisatoriske regler.

I et velorganiseret system med information om livscyklusstyring bevæger data sig glat gennem disse fem trin.En undtagelse er, når virksomheden bliver involveret i en retssag.I dette tilfælde kan nogle data fryses eller fjernes fra den generelle datastrøm, indtil det juridiske spørgsmål kan løses.