Hvad er online dokumentstyring?
Online -dokumentstyring er en service, der giver folk mulighed for at se, dele, ændre og kontrollere dokumenter online.En række virksomheder tilbyder online dokumentstyringstjenester, og nogle virksomheder skaber deres egne systemer til intern brug.Nogle tjenester er gratis, mens andre opkræver gebyrer for at opretholde tjenesten og levere ekstra fordele og tjenester.Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder tilbyder en pakke med kontorrelaterede tjenester med online dokumentstyring, så folk kan få adgang til alt, hvad de har brug for på et sted.
Der er en række grunde til, at folk måske ønsker at kunne få adgang til dokumenter online.En af de mest almindelige årsager er ønsket om at have et virtuelt kontor.Med et virtuelt kontor er nogen ikke bundet til et specifikt sted eller computer;Det er muligt at logge på hvor som helst i verden for at se dokumenter online.Derudover kan folk dele deres virtuelle kontor, som for eksempel når en redaktør arbejder med en klient i et andet land.Klienten kan sende dokumenter online til visning og ændring af begge parter, en meget mere effektiv tilgang end postdokumenter eller e -mail til dem.
Online -samarbejde er også lettere med online dokumentstyring.Nogle virksomheder har produkter, der er specifikt designet til at lette samarbejdsarbejde, hvilket gør det muligt for flere personer at blive logget ind i et dokument på én gang, foretage ændringer og tilføje kommentarer.Elektronisk dokumentopbevaring kan også være nyttigt som en sikkerhedsforanstaltning, hvilket sikrer, at hvis dokumentet bliver ødelagt i andre formater og placeringer, vil det stadig være tilgængeligt online.
Det er muligt at offentliggøre online -dokumenter offentligt eller privat.Folk leverer undertiden CV, udklip og lignende dokumenter i et delt format, så potentielle klienter og interesserede medlemmer af medierne let kan få adgang til dem.På den anden side foretrækker folk, der arbejder på et fortroligt projekt, et adgangskodebeskyttet område til deres dokumenter for at sikre, at de ikke ses af uautoriseret personale.Folk kan normalt justere fortrolighedsindstillingerne, herunder hvem der har lov til at se dokumentet til enhver tid.
Mennesker, der er interesseret i online -dokumentstyring, kan tjene fra en række tjenester.Det er vigtigt at tænke over, hvilke slags funktioner der kan være ønsket, før du tilmelder sig en service, og det kan også være klogt at spørge andre mennesker, der vil arbejde på det samme dokument, hvis de har en præference.For eksempel har nogen muligvis allerede et abonnement på en service og foretrækker at arbejde med den ene snarere end at abonnere på en anden tjeneste.