Hvordan skriver jeg et faxforsikringsark?
En fax er det forkortede slangord for faksimile.Det er et dokument, der overføres af en faxmaskine på tværs af telefonlinjer.På grund af den datakomprimerende karakter af faxformatet, skal faxforslaget være tekstuelt, klart og kortfattet skrevet og omfatte den mest basale vigtige oplysninger om faxen.Du kan bruge et tekstbehandlingsprogram på en computer til at oprette et brugerdefineret faxoverdækningsark eller drage fordel af de mange tilgængelige skabeloner på Internettet.
En fax scannes gennem din faxmaskine og overføres til din korrespondenter faxmaskine.For eksempel sender du muligvis en fax til et stort firma, hvor et antal ansatte sandsynligvis deler den samme faxmaskine på kontoret.Faxforslaget er ekstremt vigtigt, idet der er detaljeret, hvem der skal modtage faxen og opsummere indholdet af faxen.Dette sikrer, at faxen distribueres til passende part i den modtagende ende.
Enhver kan skrabe en håndskrevet note på et ark papir og sende den som et faxforseknuder.Et professionelt udseende faxforsikringsark bruger imidlertid en skrivemaskine eller computere tekstbehandler til at skrive et pænt og organiseret forsideark.Oplysninger skal være korte og præcise med få eller ingen billeder eller ekstern grafik, der forsinker transmissionstiden.Toppen af følgebrevet under fra typisk angiver afsendereoplysninger, såsom navn, adresse, e -mail -adresse, telefonnummer og faxnummer.Disse data ligner meget returadressen på en konvolut, stablet med afsendernavnet på den første linje, adressen på anden og tredje linje osv.
Nedenfor fra information er dataene, der viser information om faxmodtagere, normalt anført som eller som modtager.I lighed med fra information skal modtagerinformationen omfatte modtagerne fuldt navn, adresse, e -mail -adresse, telefon- og faxnumre samt enhver anden relevant kontaktoplysning.Det er vigtigt at inkludere modtagerne fuldt navn og om muligt andre identificerende oplysninger, såsom kontorafdeling eller udvidelse.Dette undgår forvirring over for modtagerne slutter, hvis virksomheden for eksempel har tre John Browns, der arbejder på det samme kontor.Inklusive kontorafdelingen og andre identificerende oplysninger hjælper kontoret mere præcist med at bestemme modtageren og hjælper med at sikre, at din fax modtages af den rigtige person uden forsinkelser.Endelig skal faxoverføringen indeholde en meget kort oversigt over relevante detaljer inkluderet i faxens krop.Hvis faxen indeholder oplysninger om en elektronisk rækkefølge af servicedele til en plæneklipper, skal faxoverføringen kort sagt, at i formålet med faxen og den generelle information.De fleste faxdækningsark og skabeloner giver plads til disse oplysninger, under detaljer eller meddelelse.Oplysninger i dette afsnit er normalt begrænset til en eller to sætninger og bør være så kortfattede som muligt.
Når faxforslaget er indtastet, skal du udskrive arket på computerprinteren.Faxpladerne er derefter korreleret med faxdækket på toppen.Når det er tid til at sende en fax, skal du først sende faxoverføringen og de detaljerede faxark for at følge forsiden.