Hvad er dokumentafbildning?

Dokumentafbildning er et vigtigt element i at drive forretning i dag.Som et middel til at oprette elektroniske kopier af vigtige papirer, diagrammer og billeder hjælper dokumentafbildning med at sikre, at forretningspapirer kan gemmes og arkiveres sikkert.Her er det grundlæggende involveret i dokumentafbildning, herunder opbevaring og distribution af de gemte billeder.

Papirdokumentafbildning er meget enkelt.Alt, hvad der virkelig kræves, er en kvalitetsscanner, et USB -kabel til at forbinde scanneren til en computer og derefter scanne software, der tillader, at det gemte billede bliver navngivet og gemt.Mens dokumentscannere plejede at være noget dyre, er enheder af god kvalitet tilgængelige i dag til meget rimelige priser.Dette gør dokumentafbildning mulig for både virksomheder og i hjemmet.

Når softwaren er indlæst på harddisken, og scanneren genkendes af systemet, skal du enkel placere dokumentet med forsiden nedad på scannerskærmen og trykke på starttasten for at starte scanningen.Arbejder på en måde, der ligner en kopimaskine, vil scanneren skabe et billede af dokumentet, der arbejder fra den ene ende til den anden.Når siden er afsluttet, vil det være muligt at bruge softwaren til at navngive det scannede dokument og derefter gemme det på computerens harddisk.Alternativt kan det scannede dokument indlæses på en CDR eller uploades til en server til opbevaring og hentning.

Fordele ved dokumentscanning er rigelige.Én, at oprette en elektronisk kopi af værdifulde dokumenter sikrer, at selv i tilfælde af, at originalen går tabt, kan den genskabes ved at udskrive den elektroniske kopi.For det andet kan værdifulde arkiver fra tidligere år fanges og bevares, da dokumentafbildning skaber en kopi, der ikke falmer, gul med alder eller bliver sprød over tid.Til sidst gør dokumentafbildning det meget let at dele kopier af papirdokumenter med fjerntliggende placeringer.

For eksempel, hvis en salgsmedarbejder er ude af landet og har brug for at se en kopi af en klientkontrakt, er der ikke behov for at påløbe udgiften, der er forbundet med at lave en papirkopi og sende den med en kurer -service.I stedet kan det scannede dokument simpelthen e -mailes eller placeres på et netværk, som associeret kan få adgang til.Det, der plejede at tage dage nu, tager kun et par minutter at opnå med dokumentafbildning.

Dokumentafbildning har ændret den måde, hvorpå mange virksomheder gemmer vigtige dokumenter, såvel som gjort det meget lettere at hente data, når det er nødvendigt.Uanset om dokumenterne består af billeder, kontrakter eller bygningsskemaer, er billederne af vigtige papirer bevaret og tilgængelige, når de er nødvendige.