Wie entwickle ich die besten Beschaffungsrichtlinien?

Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation wächst, wird die Notwendigkeit, Beschaffungsrichtlinien festzulegen, wichtiger.Beschaffung oder Einkauf ist die Verwaltung aller Ausgaben für Dienstleistungen und Waren.Als Aspekt des gesamten Geschäftsmanagements handelt es sich um eine zentrale Funktion, die sich direkt auf die Kostenbekämpfung, die Reduzierung der Ausgaben und die Erhöhung der Gewinne bezieht.Obwohl die meisten Menschen die Beschaffung mit großen Unternehmen und Multimillionen -Dollar -Angeboten in Verbindung bringen, können Beschaffungsrichtlinien jedem großen und kleinen Unternehmen helfen.

Das Beschaffungsgebiet ist so breit, dass es am besten ist, es in verschiedene Geschäftsprozesse zu unterteilen.Die Hauptkategorien sind: Lieferantenverwaltung, Vertragswaren und -dienstleistungen, Zahlungsbedingungen, Schwellenwerte und Aufgabens Trennung.Zusätzlich zur Identifizierung des unterschiedlichen Geschäftsprozesses müssen drei Elemente abgeschlossen werden, um Beschaffungsrichtlinien zu entwickeln: Festlegung der Organisationsstruktur und -rollen, implementierenVerwendet, um Beschaffungsrichtlinien zu entwickeln, wird zum Erstellen eines Dateiordners für die Richtlinien erstellt.Erstellen Sie in diesem Dateiordner für jedes der wichtigsten Geschäftsprozesse eine separate.Erstellen Sie bei der Entwicklung der Richtlinien die Prozessleitfäden für die verschiedenen Rollen und Abteilungen, die in den Prozess beteiligt sind.Fügen Sie einen Abschnitt zu Überwachungs- und Managementberichten sowie ein Flow -Dokument für die Überprüfung der Geschäftsleitung ein.Alle Richtlinien sollten überprüft und mit den betroffenen Bereichen diskutiert und der Geschäftsleitung zur Überprüfung vorgelegt werden.Bei der Annahme ist das Training für alle Benutzer erforderlich, um die Richtlinien zu implementieren.

Das erste Punkt zur Überprüfung ist die Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Spieler im Beschaffungsprozess.Identifizieren Sie das Who, was, wo und warum für jede Transaktion und bestimmen Sie den Initiationspunkt oder die Aktivität.Wenn beispielsweise eine Abteilung Bürovorräte benötigt, wer ist für diesen Prozess verantwortlich?Wie entscheiden sie, welchen Anbieter sie kontaktieren sollen?Was ist die maximale Menge, die sie ausgeben können und wer genehmigt diesen Kauf?Diese Fragen sind alle von zentraler Bedeutung für die Entwicklung von Beschaffungsrichtlinien.

Accounting bietet eine Standardstruktur für die Verfolgung und Verwaltung der Ausgaben.Die Verwendung von Bestellanforderungen, Bestellungen, Angeboten, Verträgen und anderen Beschaffungsinstrumenten auf die Rechnungslegungsfunktionen.Typische Rechnungslegungskontrollen konzentrieren sich auf die Reduzierung des Betrugsrisikos, das Erhalten des bestmöglichen Wertes für Dollar, die Erhalt der ausgehandelten Preis- und Bedingungen sowie die Genehmigungsberechtigungen.Diese Elemente können in einem computergestützten System verwaltet werden, müssen jedoch zunächst in den Richtlinien für Geschäftsprozesse definiert werden.

Rechenschaftspflicht und Verantwortung sind ein wichtiger Treiber bei der Beschaffung.Die meisten Organisationen konzentrieren sich auf den Dollarwert der Bestellung oder des Vertrags, können jedoch die Gesamtsumme für eine bestimmte Ware übersehen.Die Bestimmung der entsprechenden Position, die für die Verhandlung mit dem Lieferanten und die Bearbeitung der Bestellungen verantwortlich ist, ist ein wichtiger Schritt in den Beschaffungsrichtlinien.