Was sind Beschaffungsverfahren?
Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen kauft, verfügt über Standard Beschaffungsverfahren , die Methoden, mit denen sie diese Dinge erwerben.Diese Verfahren decken alle Aspekte des Beschaffungszyklus ab, einschließlich der Auswahl des Lieferanten, der Vertragsverhandlungen, der Platzierung der Bestellung und der Zahlung.Alle Unternehmen haben Beschaffungsverfahren und werden verwendet, um die Ausgabenaktivitäten zu kontrollieren, sicherzustellen, dass geeignete Genehmigungen vorhanden sind und das Risiko einer Überzahlung verringern.Beschaffung oder Kaufaktivität umfasst alle Ausgabenaktivitäten ohne Gehaltsabrechnung und entspricht häufig mehr als 50 Prozent aller Ausgaben.
Die primäre treibende Kraft für die Entwicklung von Beschaffungsverfahren besteht darin, alle Ausgaben zu kontrollieren.Die verwendeten Verfahren können geringfügig variieren, sind jedoch ähnlich.Ein angemessener Genehmigungsprozess beinhaltet normalerweise eine Trennung der Aufgaben und die Beteiligung von leitenden Managern für Transaktionen, die mehr als einen bestimmten Preis kosten.Ein weiteres Standard -Beschaffungsverfahren besteht darin, den Zugriff auf die Bestellformulare zu begrenzen und von einem anderen Manager als der Person, die die Waren verwendet, eine unterschriebene Genehmigung zu erfordern.Diese Trennung des Warenempfängers und der Genehmigung soll sicherstellen, dass ein leitender Angestellter der Bestellung bekannt ist und bestätigen kann, dass die Materialien erforderlich sind und für den richtigen Zweck verwendet werden.
Ein weiteres gängiges Beschaffungsverfahren besteht darin, eine kurze Liste vorab genehmigter Anbieter für bestimmte Waren zu erstellen.Anbieter werden der Liste über einen Ausschreibungsverfahren hinzugefügt, der auf einer geplanten Basis durchgeführt wird.Dieser Prozess soll transparent sein und dem Unternehmen die Möglichkeit bieten, Rabatte im Preis zu erhalten, Qualitätsstandards zu erfüllen und die vorliegende Lieferigkeit zu gewährleisten. Die Risiken für ein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Beschaffungsverfahren sind zu viel Ausgaben, das Versäumnis, einen guten Wert zu erreichen und Betrug zu kaufen.Viele Menschen, die keine Rechnungslegungs- oder Beschaffungsschulungen haben, lehnen die Schritte an, die an einer Einkaufsanfrage verbunden sind.Diese Prozesse sind jedoch so konzipiert, dass sie sowohl Zeit als auch Geld sparen. Zu den weiteren gängigen Beschaffungsverfahren gehören das Festlegen von Wertschmalen, die unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten auslösen.Beispielsweise erfordern Einkäufe, die mehr als ein bestimmter Betrag kosten, möglicherweise eine Bestellung, die von zwei Verwaltungsstufen genehmigt werden kann.Eine Bestellung für einen viel höheren Preis erfordert möglicherweise, dass ein Vorschlag ausgestellt wird. In einigen Fällen müssen Unternehmen möglicherweise ihre Einkaufsverträge verteidigen.Wenn ein Anbieter, der am Ausschreibungsverfahren teilgenommen hat, der Ansicht ist, dass ihm keine faire Gelegenheit zum Wettbewerb angeboten wurde, kann eine Klage eingereicht werden.Das Vertragsrecht ist eine Menge rechtlicher Aktivitäten, und Unternehmen mit starken Beschaffungsverfahren sind in der besten Position, um ihre Geschäftsentscheidungen zu verteidigen.