Was sind die besten Tipps für die Konferenzplanung?

Die Planung einer Geschäftskonferenz ist nicht über Nacht.Es gibt Veranstaltungsorte zum Buch, Sponsoren und Sprecher, die sich engagieren können.Es gibt auch kleine Details, beispielsweise wenn die Teilnehmer in der Stadt bleiben, welche Mahlzeiten zur Verfügung stehen, und eine Welt anderer Angelegenheiten, die angegangen werden müssen, wenn die Konferenz ein Erfolg sein soll.Wenn Sie sich an der Aufgabe der Konferenzplanung einlassen möchten, sollten Sie hier einige Dinge beachten.Tatsächlich ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie keine vollständige Liste von allem erstellen können, was ohne Hilfe arrangiert werden muss.Aus diesem Grund sollte Ihre erste Aufgabe als Konferenzplaner darin bestehen, ein Planungsausschuss zusammenzustellen.Normalerweise reicht eine Gruppe von fünf bis sechs Personen aus, um eine Jahreskonferenz für irgendwo zwischen hundert bis fünfhundert Teilnehmern zusammenzustellen.Das gesamte Komitee ist viel wahrscheinlicher, dass es alle Grundlagen abdeckt und es ermöglicht, jeden wichtigen Aspekt der Versammlung rechtzeitig anzugehen.

Neben dem Zusammenstellen Ihres Ausschusses ist es äußerst wichtig, so bald wie möglich Vorbereitungen zu treffen.Es spielt wirklich keine Rolle, ob die Geschäftskonferenz acht Monate entfernt ist.Experten für die Konferenzplanung beginnen häufig mit der Arbeit an einer kommenden Veranstaltung zehn bis elf Monate im Voraus.Als Vorteil haben Sie mehr Zeit, um die Preisgestaltung an verschiedenen Konferenzorten zu vergleichen, bessere Hotelpreise für Teilnehmer zu untersuchen und zu verhandeln und mehr Zeit zu haben, um die richtigen Redner für die Veranstaltung zu finden.

Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Ausschusses bestimmte Aufgaben erledigt.Jede Aufgabe sollte priorisiert und ein Liefertermin festgelegt werden.Die Konferenzplanung beinhaltet häufig das Anordnen von Aufgaben in einer logischen Reihenfolge, damit Aktionselemente, die vor anderen Elementen ausgeführt werden müssen, rechtzeitig abgeschlossen werden.Da jedes Mitglied des Komitees für eine bestimmte Reihe von Elementen vor der nächsten Sitzung verantwortlich ist, besteht weniger die Möglichkeit, von Aufgaben als Daten für den Ereignisansatz überwältigt zu werden.

Holen Sie sich immer schriftliche Verpflichtungen.Sie möchten eine schriftliche Überprüfung des Hotels, dass Ihre Teilnehmer während der Teilnahme an der Veranstaltung einen bestimmten täglichen Preis erhalten.Erhalten Sie auch dokumentierte und detaillierte Informationen darüber, was das Hotel in Bezug auf Konferenzräume und Montagehallen für Reden, Abendessen und Kurse, die während der Konferenz angeboten werden, zur Verfügung stellen.Gleiches gilt für alle speziellen Luft- oder Schienenpreise, die Sie für die Teilnehmer sichern.Dies gibt Ihnen dies nicht nur beruhigend, sondern auch viel einfacher, die Fortschritte bei jedem der Sitzungen des Planungsausschusses zu überprüfen und ein genaues Bild davon zu erhalten, was noch zu tun ist.

Stellen Sie die Aussteller für die Veranstaltung im Voraus detaillierte Anweisungen und Richtlinien zur Verfügung.Bereiten Sie ein einfaches Schaltplan vor, das angibt, wo jede Ausstellungskabine in einer Konferenz- oder Ausstellungshalle eingerichtet werden kann, sowie Informationen darüber, wo die Standmaterialien im Voraus versendet werden können und wo sie an dem Tag abgeholt werden können, an dem sie ankommen, um die Ausstellung einzurichten.Dies rettet alle, einschließlich des Konferenzplanungskomitees, viele Kopfschmerzen am Vorabend der Veranstaltung.

Ein letzter Tipp mit der Konferenzplanung ist das Erwartung des Unerwarteten.Egal wie gründlich Ihr Komitee die Veranstaltung plant, es wird immer eine Art Schluckauf geben.Ein Redner wird krank und muss sich zurückziehen, oder das Hotel wird versehentlich einen der Bankettzimmer überbuchen.Stützen Sie sich auf die kollektive Erfahrung Ihres Ausschusses, um einige der häufigsten Probleme in letzter Minute zu identifizieren, die auftreten könnten, und entscheiden Sie im Voraus, wie Sie sie effektiv umgehen können.

Wenn die Konferenzplanung effizient durchgeführt wird, ist es für eine Organisation relativ einfach, eine Konferenz zu veranstalten, und für interessierte Parteien gleichermaßen einfach, an einer Konferenz teilzunehmen.Ihr Ziel ist wirklich zweiD in der Natur.Sie möchten, dass der Fluss der Konferenz so gleichmäßig wie möglich ist.Gleichzeitig möchten Sie auch sicherstellen, dass unvorhergesehene Probleme schnell und effektiv angegangen werden können.Durch die Voraussetzung, das Delegieren von Aufgaben an ein fähiges Komitee und die logischen Bearbeitung von Aktionselementen können Sie den Konferenzplanungsprozess mit Sicherheit überschaubar und letztendlich sehr erfolgreich halten.