Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen?

Die Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen ist nichts anderes als ein System zur Sicherung wichtiger Daten innerhalb eines Arbeitsplatzes, und die gute Nachricht ist, dass ein Großteil davon automatisch unter dem richtigen Setup erreicht werden kann.Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre wertvollen Dokumente auf mehrere Server zu unterstützen, die Hunderte oder sogar Tausende von doppelten Dateien erzeugen könnten, die Platz belegen und letztendlich den Server verlangsamen.Das Gleiche gilt für herkömmliche Backups wie Papierkram und Kompaktdisks Mdash. Es ist absolut sinnvoll, sich wiederholende Backups beizubehalten, sobald ein solches elektronische Aufzeichnungssystem implementiert ist.Ein Profi mit Internet -Technologieerfahrung wird normalerweise versucht, ein solches System einzurichten. Da Online -Backup normalerweise Teil des Aufbewahrungspakets für elektronische Aufzeichnungen ist, sollten die Informationen für immer geschützt werden.Damit Benutzer genau überlegen können, was an mehreren Orten gespeichert werden muss.Zum Beispiel sollten auf Geschäftsdateien, auf die viele Mitarbeiter während des Tages zugegriffen werden, auf jedem einzelnen Computersystem gespeichert werden. Dateien, die sich mit ehemaligen Kunden oder Steuerinformationen befassen, sollten jedoch sicher auf einem Mainframe -Computer versteckt werden, da diese Art von Datei selten benötigt wird.Eine weitere wichtige Funktion eines Aufbewahrungsprogramms für elektronische Aufzeichnungen ist die Möglichkeit, unnötige Dateien nach einem bestimmten Zeitraum zu reinigen, um das Gesamtnetzwerk so unübersichtlich wie möglich zu halten.Diese Aufgaben tragen nicht nur beiBackup, das in regelmäßigen Abständen auftritt, und diese Aufgabe kann so wöchentlich, täglich oder sogar in der Minute bei Bedarf ausgeführt werden.Neben dem Platzieren von Dateien auf einem zentralisierten Server implementieren viele Unternehmen auch Backups für externe Laufwerke, Remote -Laufwerke oder eine kompakte Festplatte (CD), um sicherzustellen, dass die Daten immer an zwei separaten, unabhängigen Standorten vorhanden sind.Obwohl für viele, dass dieser Prozess unnötig erscheint, könnte eine Überlastung innerhalb eines Stromkreises jede Festplatte innerhalb eines Unternehmens effektiv löschen.Online -Backup ist besonders beliebt geworden, da die Daten in einer anderen geografischen Region mdash gespeichert sind. Selbst wenn ein katastrophales Ereignis wie ein Hurrikan oder Tornado jedes einzelne Stück Hardware zerstört würde, würden die Informationen des Unternehmens weiterhin sicher bleiben.

Ein weiterer intelligenter Aspekt der elektronischenDie Aufbewahrung von Aufzeichnungen besteht darin, physisch zu überprüfen, ob die Backups tatsächlich stattgefunden haben, da etwas so Einfaches wie ein beschädigtes Ethernet -Kabel verhindern könnte, dass Informationen ordnungsgemäß gespeichert werden.Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass automatische Backups gegen Missgeschicke immun sind, aber das ist einfach nicht der Fall.Einzelpersonen sollten immer überprüfen, ob die Daten mindestens monatlich oder wenn eine neue Datei oder ein neues Programm implementiert sind.