Was ist ein Beschaffungssystem?
Ein Beschaffungssystem ist in der Regel ein computergestütztes System, das für die Verwaltung des Beschaffungsprozesses entwickelt wurde.Die Beschaffung ist ein Begriff, der zur Beschreibung der Kaufaktivitäten für ein Unternehmen oder eine Organisation verwendet wird.Es gibt zwei Haupttypen von Beschaffungssystemen: elektronische Beschaffung und Standardbeschaffung.Beide Systemtypen sind weit verbreitet und sind häufig in einer Unternehmensprodukt für Enterprise Resource Planning (ERP) oder Buchhaltungssoftware enthalten.
Obwohl die bereitgestellte Funktionalität je nach Software variiert, umfasst ein typisches Beschaffungstool Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneinnahmen und Rechnungenwird bearbeitet.Zusätzlich zu diesen Kernanforderungen enthalten die meisten Systeme eine Reihe von Berichtstools.Eingebaute Genehmigungsverfahren, Steuerelemente und Fondsmanagement-Tools sind in der Regel in den größeren Produkten Standard.
Das Hauptkonzept der Beschaffung besteht darin, dass die fortschrittliche Planung, Planung und der Gruppenkauf zu Kosteneinsparungen, effizientem Geschäftsbetrieb und damit erhöhte Rentabilität führen.Ein Beschaffungssystem wird verwendet, um diesen Prozess zu verwalten, die Zeit für Rechnungen, die Verfolgung der Gesamtausgaben nach Rohstofftyp sowie finanzielle Verpflichtungen und Cashflow -Management bereitzustellen.Die vollständige Implementierung eines Beschaffungssystems führt normalerweise zu erheblichen Änderungen des vorhandenen Geschäftsprozesses, da das System bestimmte interne Kontrollen und Verfahren vorliegt.
Ein elektronisches Beschaffungssystem wird auch als E-Procurement bezeichnet.Dieser Begriff wird verwendet, um Software zu beschreiben, mit der Käufer über das Internet auf den Lieferantenkatalogen zugreifen und elektronische Rechnungen akzeptieren können.Die Käufer wählen ihre Materialien aus, geben die für den Kauf belasteten Konten an und erstellen eine Bestellung im Buchhaltungssystem.Alle Beschaffungsaktivitäten werden im elektronischen System abgeschlossen, wodurch die Papierkram reduziert und die Effizienz steigert wird.
Die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht es ausgewählten Unternehmen, die Überprüfung und Genehmigung für die Rechnungsweite weiter zu rationalisieren.Die Daten werden dann über eine Reihe von Online -Genehmigungen geleitet, bevor sie zur Zahlung im Buchhaltungssystem verarbeitet werden.Diese Art von Beschaffungssystem ist in großen Unternehmen sehr beliebt, in denen Beschaffungsverträge für die Verwaltung der Ausgabenaktivitäten vorhanden sind.Für diese Unternehmen bietet die Verringerung der Personalzeit für die Rechnungsverarbeitung einen hervorragenden Return on Investment.
Ein Standard -Beschaffungssystem ist vollständig in das von der Organisation verwendete Buchhaltungssoftwarepaket integriert.Alle Einkaufsaktivitäten werden über dieses Modul verfolgt und verwaltet, sodass das Unternehmen die Ausgaben kontrollieren und Möglichkeiten für größere Einsparungen verfolgen kann.Berichte, Analysen und interne Steuerelemente sind in dieser Art von Software integriert und richten sich nach Best Practices.Die Implementierung eines Beschaffungssystems ist eine der einfachsten Möglichkeiten zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.