Was ist eine automatisierte Sekretärin?
Ein automatisierter Sekretär ist ein Gerät, das Anrufe in einem Büro weiterleitet.Diese Geräte werden häufig von kleinen Unternehmen verwendet, um einen grundlegenden Filter zwischen dem Büro und unerwünschten Telefonanrufen wie Telemarketern oder falschen Zahlen bereitzustellen.Größere Unternehmen haben oft einen realen Sekretär, der diese Funktion ausführt, was den automatisierten Sekretär überflüssig macht.Dieser Begriff wird oft synonym mit virtueller Sekretär verwendet, die beiden sind jedoch tatsächlich sehr unterschiedlich.Eine virtuelle Sekretärin ist eine tatsächliche Person, nur nicht eine, die im Geschäft selbst vorhanden ist.
In den meisten Fällen ist ein automatisierter Sekretär eine kleine Box, die in die Telefonleitung zwischen Telefon und Wand einbindet.Wenn eine bekannte und genehmigte Nummer die Linie anruft, erlaubt der Sekretär den Anruf direkt zum Telefon.Wenn ein nicht genehmigter, unbekannter oder eingeschränkter Nummernruf, wird der automatisierte Sekretär dies abfangen.
Ein Abfangen dieses Typs bedeutet im Allgemeinen, dass ein automatisiertes System den Anruf beantwortet und grundlegende Informationen vom Anrufer anfordert.Nachdem das Gerät Antworten auf seine Fragen erhalten hat, ruft das Gerät das angeschlossene Telefon an und leitet diese Informationen an den Empfänger Mdash weiter.Wer hat dann die Möglichkeit, den Anruf zu entgegennehmen.Wenn die Nummer als schlecht bezeichnet wird oder der Empfänger den Anruf verweigert, wird der Anruf stattdessen in Voicemail oder einfach getrennt.Ein virtueller Sekretär ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der als Sekretär von einem abgelegenen Standort tätig ist.In der Regel haben diese Arbeitnehmer ein Home Office und leisten gemeinsame Sekretariatsarbeit, oft für verschiedene Unternehmen.Zu den allgemeinen Aufgaben gehört die Beantwortung des Telefons, die Transkription von Briefen oder Reden und die Erstellung von Reisevorbereitungen.
Obwohl die beiden Arten von Sekretären sehr unterschiedlich sind, haben sie eine ähnliche Gesamtmethode.Durch die Entfernung des Raums und der Kosten eines traditionellen Sekretärs kann ein Unternehmen mit einem viel niedrigeren Gemeinkosten laufen.Dies ermöglicht es einem Unternehmen, auf einer Ebene zu funktionieren, in der es unter dem traditionellen System bankrott geworden ist.Die Verwendung der automatisierten Telefonmerkmale eines virtuellen Sekretärs ermöglicht es einem Unternehmen häufig, größer und besser organisiert zu sein.
Im Falle des virtuellen Sekretärs bietet das Outsourcing von Arbeiten zusätzliche Vorteile.Ein einzelner Arbeiter kann gleichzeitig für eine Reihe von Unternehmen arbeiten, anstatt zu einem einzigen Teilzeitjob gezwungen zu werden.Darüber hinaus ermöglicht die Arbeit von zu Hause aus Menschen mit kleinen Kindern, Behinderungen oder unvorhersehbaren Zeitplänen, weiterhin in der Belegschaft zu arbeiten.