Was ist Dokumentverwaltung?

Unternehmen und andere Organisationen sowie Einzelpersonen, die viele Informationen bewältigen, benötigen Dokumentenverwaltungssysteme, um diese Informationen einzureichen, zu sichern, abzurufen und zu teilen.Die Dokumentverwaltung ist ein organisiertes System, das methodisch verarbeitet, speichert und wiederholt Dokumente und die darin enthaltenen Daten.Für Hardcopy oder Papierdokumente kann der Vorgang einfach als Aktensystem bezeichnet werden.

Dokumentverwaltung ist eine zeitgemäßere Version, die normalerweise die elektronische Produktion, den Speicher und das Abrufen von Dokumenten und anderen Dateien umfasst und den sicheren Zugriff auf diejenigen mit Freigabe ermöglicht.Neben typischen Dokumenten wie Textdateien oder gescannten Kopien von Papierdokumenten kann die Dokumentverwaltung auch Audio- und Videodateien, E -Mails, Faxe, Berichte, Fotos, Schriftarten, Grafiken und andere Bilder enthalten.

Die Dokumentverwaltungssoftware wurde erstellt, um papierlose Büros einzuführen.Nach der Erkenntnis, dass dieses Geschäftsmodell nicht perfekt war, begannen neuere Modelle sowohl Papier als auch elektronisches Dokumentmanagement zu integrieren.Da Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen, sind Dokumentverwaltungssysteme speziell so konzipiert, dass bestimmte Aspekte der Sortierung und Verwaltung von Informationen angesprochen werden.

Ein Beispiel ist die Bankenbranche.Anstatt stornierte Schecks zusammen mit Bankaussagen zu senden, machen Banken heutzutage Miniatur -digitale Kopien von Schecks und drucken sie nach Bedarf aus.Die Bank führt auch eine Kopie für ihre Unterlagen.Die tatsächlichen Überprüfungen können bei Computerfehlfunktionen oder beschädigten Daten an einem sicheren Ort zerstört oder aufbewahrt werden.

Ein weiteres gutes Beispiel sind Werbeagenturen.Anstatt Premium Space für Storyboards und Präsentationsmaterialien zu verwenden, können diese Elemente in digitale Daten umgewandelt werden.Eine gesamte Werbekampagne kann in einige auf dem Computer gespeicherte Dateien oder Ordner umgewandelt werden, auf die später nach Bedarf zugegriffen, verteilt oder gedruckt werden kann.

Dokumentverwaltung kann jede Büroumgebung effektiv rationalisieren.Durch die Klassifizierung und das günstige Speichern von Informationen und das leicht zugängliche Zugriff hilft dieser Prozess den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten.Das Dokumentmanagement spart nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Geld.Da es so viel effizienter ist als typische Anmeldesysteme, kann es auch Stress am Arbeitsplatz verringern.