Was ist Rechnungsverarbeitung?
Rechnungsverarbeitung ist eine Reihe von Verfahren zum Umgang mit Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig bezahlt werden.Einzelne Unternehmen haben in der Regel eigene Verarbeitungssysteme, an denen Mitglieder des Buchhaltungsmitarbeiters sowie Vorgesetzte und andere Mitarbeiter einbezogen werden.Software zur Unterstützung bei der Rechnungsverarbeitung steht zur Optimierung des Vorgangs zur Verfügung, erleichtert die Suche nach Datensätzen und bietet einen schnellen Zugriff auf aktuelle ausstehende Rechnungen.
Der Prozess beginnt mit der Lieferung einer Rechnung per Fax, E -Mail, Mail oder einem anderen System.Ein Mitglied des Buchhaltungsmitarbeiters muss die Rechnung öffnen und überprüfen, um zu entscheiden, wie er fortgesetzt werden soll.Es kann eine Bestellnummer haben, die angibt, dass die für diese Bestellung verantwortliche Person sie überprüfen muss.Dies kann die Überprüfung der Rechnung gegen die tatsächlichen Gegenstände beinhalten, und die Überprüfung, ob eine Person den Kauf überhaupt genehmigt hat.Wenn keine Bestellnummer vorhanden ist, muss der Buchhalter das Dokument untersuchen, um festzustellen, welche Art von Produkt oder Dienstleistung zu diskutieren ist.und so weiter, erstellen Sie einen verfolgbaren Datenbankeintrag.Buchhaltungsaufsichtsbehörden können Listen von anhängigen Rechnungen anfordern, die nach Fälligkeitsdatum und anderen Parametern sortiert sind.Sobald ein Buchhalter die Zahlung genehmigt, können Mittel per Scheck, elektronische Mittelübertragung und andere Methoden unter Verwendung der Anbieterinformationen in der Datei entsandt werden.Wenn ein Anbieter neu ist, muss die Buchhaltungsabteilung möglicherweise Kontakt aufnehmen, um Informationen zu sammeln, wenn die Rechnungsdaten nicht abgeschlossen sind.
Unternehmen protokollieren ihre Zahlungen per Scheck oder Bestätigungsnummer, je nachdem, wie sie Mittel einreichen, um eine Aufzeichnung zu erstellen, in der angezeigt wird, wann und wie sie eine Zahlung geleistet haben.Sobald das Geld gesendet wurde, kann die Buchhaltungsabteilung beachten, dass die Rechnung bezahlt wird, und sie aus der Kontensorge -Spalte in ihren Ledgers verschieben.Wenn ein Streit um Zahlungen entsteht, stehen diese Aufzeichnungen zur Überprüfung zur Verfügung, um herauszufinden, wo eine Zahlung in die Irre gegangen ist und wie das Problem angegangen werden soll.
Die Anzahl der Schritte, die bei der Rechnungsbearbeitung beteiligt sindVerwendet.Es werden Failsafes eingebaut, um Probleme wie Doppelzahlungen, die Zahlung von nicht autorisierten Einkäufen oder die Nichtbezahlung einer Rechnung innerhalb der zugewiesenen Bedingungen zu vermeiden.Bei einem kleinen Unternehmen kann eine einzelne Person für diese Zahlungen verantwortlich sein, während größere Unternehmen möglicherweise über eine gesamte Konten für die Bearbeitung aller Rechnungsverarbeitung verantwortlich sind.