Was ist Projektbeschaffung?
Die Projektbeschaffung umfasst einen systematischen Prozess der Ermittlung und Beschaffung, durch Kauf oder Erwerb, die erforderlichen Projektdienstleistungen, Waren oder Ergebnisse von externen Anbietern, die die Arbeit ausführen.Es ist normalerweise eine Funktion des Projektmanagers;Einige Organisationen wählen jedoch eine andere Person als den Projektmanager für diese Aufgaben aus.Von der Projektmanagementbranche werden sechs Prozesse als integraler Bestandteil des Projektbeschaffungsmanagements anerkannt.
Die erste dieser Prozesse ist die Planung von Einkäufen und Akquisitionen.In diesem Schritt werden Bedürfnisse erfordern, die Outsourcing erfordern.Quellen zum Erhalten der erforderlichen Waren, Dienstleistungen oder Ergebnisse werden durch eine Marktanalyse differenziert.Bei der Planung der Beschaffung werden Projektziele überprüft, um sicherzustellen, dass die Akquisition nicht von den angegebenen Zielen abweist.Der Abschluss dieses Schritts beinhaltet die Identifizierung der für den Erwerb erforderlichen Ressourcen, die Feststellung des zur Sicherung des Erwerbs erforderlichen Vertragstyps und die Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans.
Vertragsplanung, Anfragen von Verkäufern und Auswahl des Verkäufers sind die nächsten dreiProzesse, die möglicherweise abgeschlossen sein.In der Vertragsplanung müssen die angeforderten Produkte oder Dienstleistungen ausführlich beschrieben werden.Anträge auf Vorschläge und Gebote sollten dokumentiert werden, um Probleme zu vermeiden.
Bei der Anforderung von Verkäufern und Vorschlägen werden bestimmte Anbieter identifiziert und auf eine qualifizierte Verkäuferliste gesetzt.Ausgewählte Anbieter gelten aufgrund ihrer Fähigkeit, die Waren oder Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Einschränkungen des Projekts, ihrer Interesse an der Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen und der Angemessenheit ihrer Angebote zu berücksichtigen.Sobald die potenziellen Verkäufer auseinandergesetzt wurden, werden die Vorschläge der ausgewählten Verkäufer bewertet, um den besten Anbieter für die Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen zu ermitteln.Nachdem die Verkäufer ausgewählt wurden, werden Verträge ausgehandelt.
Die Verwaltung von Verträgen ist entscheidend für die Aufgaben des Projekts.Die Eindeutigkeit der Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten und Leistungsziele ist für den Abschluss dieses Schritts von wesentlicher Bedeutung.Die zufriedenstellende Leistung des Vertrags beinhaltet die Verfolgung der Ausführung der angegebenen Ziele.Zuweilen muss der Projektbeschaffungsmanager möglicherweise Prozesse korrigieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.Vertragsänderungen sollten kontrolliert und dokumentiert werden, um unnötige rechtliche Ansprüche zu verhindern.
Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, besteht der letzte Schritt darin, den Vertrag zu schließen.Der Vertrag wird geprüft, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen erfüllt wurden.Die Vertragsschließung beinhaltet die Bewertung der Leistung des Anbieters und die Dokumentation aller bei der Ausführung des Vertrags gelernten Lehren.
Projektbeschaffung ist keine genaue Wissenschaft.Obwohl dieser Prozess in der Branche allgemein akzeptiert wird, kann die tatsächliche Ausführung zwischen Organisationen unterschiedlich sein.Viele Kurse sind verfügbar, in denen die Strategien vermittelt werden, die von Projektbeschaffungsmanagern verwendet werden.Community Colleges und erweiterte Bildungsabteilungen von Universitäten bieten häufig Klassen zu diesem Thema an.