Was ist das Projektinitiationsdokument?

Ein Projektinitiationsdokument (PID) oder Project Brief wird im Projektmanagement verwendet, um den Ansatzplan des Projekts hervorzuheben.Spezifische Abschnitte einer PID variieren zwischen Organisationen und Projektmethoden.Im Allgemeinen decken sie jeweils einige wichtige Informationen ab, die das Projekt beschreiben, einschließlich Definition, Fall, Leistungen, Einschränkungen, Risiken, Mitgliedern, Kommunikationsplan, Projekttoleranz und Unterschriften.

Die Projektdefinition ist ein Schlüsselabschnitt in der Dokumentation.Es wird die Ziele, Ziele und die gewünschten Ergebnisse des Projekts beschreiben, wie jeder gemessen wird, und den Umfang der Arbeiten, die abgeschlossen sind.Das Projektinitiationsdokument sollte eindeutig angegeben, dass die Funktionen aufgenommen und ausgeschlossen werden sollen.

Ein Business Case ist für das Projekt unerlässlich.In diesem Abschnitt muss der Wert klären, den das Projekt als Gegenleistung für die Kosten an die Organisation liefern soll.Wenn ein Projekt nicht genügend Vorteile bieten kann, um seine Kosten und Aufwand zu rechtfertigen, wird es wahrscheinlich nicht finanziert.

Projektergebnisse sollten dokumentiert werden.Zu den Erstellungen können Programmcode oder andere Produkte und Dienstleistungen enthalten, die sich aus dem Projekt ergeben.Sie können auch andere Dokumente wie Geschäftsanforderungen, Testpläne und Schulungshandbücher enthalten.

Die PID sollte alle Einschränkungen für das Projekt auflisten.Einschränkungen sind externe Faktoren, die das Projekt beeinflussen können, sich jedoch außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers befinden.Annahmen, wie ein Softwareentwickler von Drittanbietern, der Code liefert, sollten ebenfalls dokumentiert werden.

Alle Projekte haben Risiken.Der Projektmanager muss das Risikodokument mit einem Risikoregister oder einem Protokoll identifizieren.Risiken sollten nach Möglichkeit überwacht und verhindert oder gemindert werden.Der Projektmanager sollte Pläne entwickeln, um diejenigen zu verwalten, die nicht verhindert werden können.

Eine Liste von Personal und eine Zeitleiste sind auch Schlüsselkomponenten eines Projektinitiationsdokuments.Rollen und Verantwortlichkeiten sollten bei jedem Projektmitglied aufgeführt werden.Der Abschnitt zur Projektplanung bietet einen Überblick über den Zeitplan für die Bereitstellung kritischer Arbeiten.

Eine Organisation kann einen Kommunikationsplan in einer PID enthalten.Dieser Plan könnte verschiedene Treffen mit Teammitgliedern enthalten.Es könnte auch erwartete Kommunikation zu Executive Management und an Endbenutzer dokumentieren, die möglicherweise vom Projekt betroffen sind.

Viele Organisationen leiten Projekttoleranzen fest.Die Toleranzen beziehen sich auf die tatsächliche Menge an Arbeit und Kosten, die dem Projekt gegen den Plan entstehen.Ein Projekt, das nicht innerhalb der zulässigen Varianz seines geplanten Zeitrahmens und des Budgets arbeitet, kann einem zusätzlichen Verwaltungsüberblick unterliegen.Diese Informationen können auch in das Projektinitiationsdokument aufgenommen werden.

Die meisten PIDs verfügen über einen Bereich für Unterschriften.Führungskräfte und Manager müssen das Dokument normalerweise unterschreiben.Ihre Unterschrift zeigt an, dass sie das Projekt durch Finanzierung oder Widmung der Mitarbeiter unterstützen, um daran zu arbeiten.