Wie schreibe ich einen RFP?

Wenn ein Unternehmen beschließt, einen Artikel oder eine Dienstleistung zu kaufen und potenzielle Anbieter zu erbitten, schreiben es zunächst eine Anfrage nach Vorschlag (RFP).Die RFP legt die Kriterien fest, die Anbieter ansprechen sollen, da sie vorschlagen, warum sie für den Job eingestellt werden sollten.Es ist wichtig, ein klares RFP zu schreiben, das klar ist und nach allen benötigten Informationen fragt, während das Unternehmen in einem positiven Licht präsentiert wird.Ein schlecht geschriebener RFP könnte bedeuten, dass das Unternehmen in erster Linie nicht qualifizierte oder unterdurchschnittliche Anbieter oder überhaupt keine Vorschläge begleiten kann.

Der erste Schritt, um einen RFP zu schreiben, ist einfach genug, um festzustellen, was genau das Unternehmen benötigt.Obwohl dies ziemlich einfach klingt, ist es tatsächlich der Schritt, der von Unternehmen am häufigsten ignoriert wird.Viele Unternehmen beginnen, ein RFP zu schreiben, ohne ein klares Verständnis dafür zu haben, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind, und verlangen letztendlich nach zu viel, zu wenig oder widersprüchlichen Dingen.Die Eingaben sollten von allen am betroffenen Projekt beteiligten Beteiligten eingestuft werden, und ein Konsens sollte erzielt werden, was tatsächlich benötigt wird, bevor der RFP überhaupt begonnen wird.Und was Sie einfach erreichen möchten.Viele Unternehmen machen den Fehler, wenn sie eine RFP mit der Erstellung einer Wunschliste ihrer Traumfunktionen schreiben, aber es muss

Wörter wie

und müssen .Anbieter, die möglicherweise nicht in der Lage sind, ein oder zwei dieser Kriterien zu erfüllen, stellen möglicherweise keinen Vorschlag vor, wenn sie der Ansicht sind, dass die Kriterien unbedingt erforderlich sind.Es ist wichtig, auf die verwendete Sprache zu achten, um zu speichern

optional für bevorzugte Merkmale. Bevor alle Vorschläge tatsächlich angefordert werden, ist es auchEine gute Idee zu wissen, wie der ideale Vorschlag aussehen wird.Wenn es mehrere Aspekte gibt, nach denen Vorschläge beurteilt werden, zum Beispiel, wenn sie anhand von Preis, Aktualität und Merkmalsdichte beurteilt werden, haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel dieser Funktionen abgewogen werden.Wissen Sie, wie ein Vorschlag, der den niedrigsten Preis bietet, aber eine lange Wartezeit mit einem Vorschlag verglichen wird, der doppelt so teuer ist, aber die halbe Zeit dauert.Dies wird dazu beitragen, Verwirrung und Stress später im Prozess zu verringern.Die Einführung sollte nur darlegen, warum das Unternehmen Vorschläge anfordert, und einen Überblick über den Rest der Anfrage geben, einschließlich wichtiger Kriterien und Fristen.Der RFP sollte dann abdecken, was ein Siegervorschlag haben muss, gefolgt von den gewünschten Merkmalen und Kriterien für die Auswahl des Gewinners, insbesondere wenn es festgelegte Auswahlkriterien gibt.Als nächstes sollte eine Zeitleiste mit verschiedenen Benchmark -Daten und ein endgültiges Fälligkeitsdatum angegeben werden.Schließlich sollte die RFP den Bewerbern eine Idee geben, was als nächstes passieren wird, einschließlich der Zeit, wie lange sie erwarten können, zurück zu hören, und ob diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, eine Antwort erwarten können.