Was macht ein Kirchensekretär?

Ein Kirchensekretär kümmert sich normalerweise um alle administrativen Angelegenheiten für eine Kirche, von der Beantwortung von Telefonen bis zum Entwerfen von Bulletins, zum Erstellen von Kopien und zur Verwaltung von Korrespondenz.Der Job ist jedoch oft viel mehr als nur Papierkram und Handel mit Handeln.Die meisten Sekretäre müssen auch als Gesicht für die gesamte Organisation fungieren.Grundkenntnisse über die Kirche, ihre Struktur und ihre Überzeugungen sind oft wesentlich, da der Sekretär aufgefordert werden kann, umfassende Fragen aus einer Vielzahl von Menschen zu beantworten.

Die Einzelheiten dessen, was ein Kirchensekretär notwendigerweise von den Einzelheiten der in Frage stehenden Organisation hängt.Meistens machen die Verwaltungsaufgaben jedoch den größten Teil des Jobs aus.Der Sekretär verwaltet normalerweise das Front Office der Kirche.Dies beinhaltet die Aufrechterhaltung des Master -Kalenders, die Planung von Terminen und das Wissen, wie man alle Mitarbeiter erreicht.Er oder sie muss sich mit dem Programm der Kirche auskennen und wissen, wie sie spezifische Fragen der Öffentlichkeit lenken können.

Bis zu einem gewissen Grad muss ein Kirchensekretär eine allgemeine Kirchenressource sein, sowohl für Versammlungen als auch für die Außenwelt.Im Inneren ist er oder sie dafür verantwortlich, Kirchenmitglieder mit Pastoren zu verbinden, Anmeldungen für Klassen und Veranstaltungen zu verwalten und Ankündigungen zu veröffentlichen und zu verteilen.Dies umfasst häufig die Verwaltung von E-Mail-Datenbanken sowie gedruckte Flugblätter und Bulletins.

Sekretäre müssen auch die Kirche und ihre Programmierung in der Außenwelt darstellen.Neuankömmlinge mit Fragen zu Dienstleistungen oder Ereignissen erreichen die Kirchensekretärin in der Regel als erster Bezugspunkt bei der Anrufung.Der Sekretär muss in der Lage sein, Fragen zur Kirche und ihrer Richtlinien höflich und ehrlich zu beantworten.Planen der Pastoralberatung, der Bereitstellung von Fakten über Hochzeits- und Beerdigungsplanung und die Beantwortung von Fragen zu den grundlegenden Überzeugungen der Kirche kommen in der Jobbeschreibung des Kirchensekretärs.

In einigen Kirchen, insbesondere solchen, die sehr groß sind, kann ein Kirchensekretär einem einzelnen Pastor oder Priester zugewiesen werden.Diese Art von Kirchensekretär ist in vielerlei Hinsicht wie ein persönlicher Assistent.Er oder sie wird den persönlichen Zeitplan des Pastors verwalten und erhalten und senden Korrespondenz im Namen des Pastors.Der Sekretär wird mit anderen Mitarbeitern der Kirche interagieren und gelegentlich allgemeinere Aufgaben übernehmen, z. B. bei der Vorbereitung wöchentlicher Newsletter, aber den größten Teil des jeden Tages im Dienst einer Person verbringt.Kirchen mit dieser Struktur beschäftigen in der Regel mehrere Sekretäre: oft eines für jedes Mitglied der Senior -Führung und eine oder mehrere, um an der Rezeption zu sitzen und allgemeinere Anfragen zu bearbeiten.

Alle Sekretäre müssen in der Regel zusammenarbeiten, um die Konsistenz sowohl in der Öffentlichkeitsarbeit als auch im Aufgabenmanagement aufrechtzuerhalten.Dies gilt ebenso für große Kirchen mit mehreren Sekretären wie für kleine Kirchen mit verschiedenen Teilzeit-Verwaltungsassistenten, die zusammenarbeiten, um den Job zu decken.Das Kirchenbüro ist ein wesentlicher Bestandteil der meisten kirchlichen Organisationen, und die Hauptaufgabe der Sekretäre besteht darin, sicherzustellen, dass dieses Büro effizient, effektiv und hilfsbereit ist.