Was macht ein Dokumentindexer?

Es ist die Aufgabe eines Dokumentindexers, Dokumente zu sortieren und zu klassifizieren, damit sie leicht für die spätere Anzeige abgerufen werden können.Diese Personen können in einer Vielzahl von Umgebungen arbeiten, einschließlich Regierungsbehörden, Krankenhäusern und Universitäten.Um diesen Job gut auszuführen, erfordert normalerweise eine Person, die extrem organisiert ist und unabhängig arbeiten kann.Im Allgemeinen umfasst die Auftragsaufgaben eines Dokumentindexers das Sortieren neuer Dokumente, das Abrufen vorhandener Dokumente, das Entfernen von nicht benötigten Dokumenten, die Beantwortung von Anfragen und das Ausführen verschiedener Büroaufgaben.

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Dokumentindexers besteht darin, neue Dokumente zu sortieren und an den richtigen Stellen zu platzieren.Wenn er beispielsweise an einer Universität arbeitet, kann ein Dokumentindexer Schülerakten klassifizieren und alphabetisch sortieren.Wenn er in einem Gerichtsgebäude arbeitet, kann er Strafregister sortieren.Diese Praxis erfordert, dass eine Person die Richtlinien am Arbeitsplatz befolgt und die Genauigkeit aufrechterhalten.Ein Dokument, das in einem falschen Bereich platziert ist, könnte zukünftige Probleme aufweisen.

Das Abrufen vorhandener Dokumente spielt auch eine große Rolle in dieser Position.Wann immer eine Person ein Dokument anzeigen muss, ist es die Verantwortung eines Dokumentindexers, es schnell zu erhalten.Im Falle einer Universität muss er möglicherweise eine Studentenakten abrufen, um festzustellen, welche Klassen im folgenden Semester eingenommen werden müssen.Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass ein Dokumentindexer organisiert und alle Dokumente korrekt klassifiziert wird.Dies beinhaltet in der Regel abgelaufene Dokumente, die nicht mehr relevant sind.Ein Beispiel wäre die Entfernung von Studentenaufzeichnungen, nachdem der Schüler ihren Abschluss gemacht hat.In einigen Fällen werden diese Dateien in einen separaten Behälter übertragen.In anderen Fällen wird ein Dokumentindexer sie gemäß dem Unternehmensprotokoll zerstören.Dies kann Fragen der Öffentlichkeit, Mitarbeiter oder Vorgesetzten beinhalten.In diesem Fall muss ein Dokumentindexer das richtige Dokument suchen und Antworten geben.Dieser Aspekt des Jobs erfordert eine Person, dass sie über einige zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt.Zum Beispiel muss er möglicherweise Anrufe beantworten, Faxe senden oder Post an die entsprechenden Personen bringen.Wenn der Arbeitsplatz mehr als gewöhnlicher ist, muss er möglicherweise dem Sekretär oder anderen Abteilungen helfen.Folglich muss er vielseitig und in der Lage sein, bei Bedarf zu improvisieren.