Was macht ein Managementassistent?
Ein Management -Assistent, auch als Exekutivsekretär bekannt, bietet Unterstützung einer oder mehrerer Führungskräfte der Senior -Ebene.Diese Person kann den Präsidenten, CEO, Vizepräsidenten oder Abteilungsleiter innerhalb einer Organisation unterstützen.Die Aufgaben können sich auf Verwaltungsfunktionen beziehen, die für die Bedürfnisse der Exekutive und der Organisation spezifisch sind.Die Arbeitsverantwortung für einen Managementassistenten geht in der Regel über allgemeine Bürofunktionen hinaus, um komplexe Aufgaben wie Analyseforschung und Berichterstattung vorzubereiten.Ein Management -Assistent kann auch andere Mitarbeiter der Bürgerin der Organisation überwachen.
Eine Person, die als Managementassistent beschäftigt ist, ist für die Behandlung der Verwaltungsfunktionen für einen oder mehrere leitende Angestellte verantwortlich.Die administrative Verantwortung, für die der Exekutive innerhalb der Organisation verantwortlich ist, werden dieser Person normalerweise zugewiesen.Ein Großteil dieser administrativen Unterstützung umfasst die Vorbereitung von Memos, E -Mails und anderen Korrespondenz im Namen der Exekutive.Diese Person verwaltet ein Anmeldesystem, beantwortet Telefonanrufe und macht Nachrichten weiter.Zusätzliche Aufgaben können die Sortierung von Post und Faxen beinhalten.
Die effektiven Erfüllung von Verantwortlichkeiten erfordern möglicherweise gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit zur Mehraufgabe.Der Exekutivsekretär könnte für die Organisation von Sitzungen und Konferenzen verantwortlich sein.Dies erfordert möglicherweise auch die Koordination mehrerer Zeitpläne und die Bearbeitung aller Details zur Besprechung.Im Allgemeinen sind die Vorbereitung der Agenda und die Bestellung von Mahlzeiten oder Erfrischungen auch Teil der Verantwortung dieser Person.
Wenn der Manager für geschäftliche Reisen reisen muss, ist der Verwaltungsassistent in der Regel für die Sicherung von Fluggesellschaften, Autovermietungen und Hotelvereinbarungen bei Bedarf verantwortlich.Managementassistenten behalten häufig den Kalender des Exekutivs und halten die Führungskraft auf tägliche und bevorstehende Ernennungen, Besprechungen und unternehmensbezogene Reisen aufmerksam.Er wird in der Regel Präsentationsmaterialien für seinen Chef vorbereiten, der mit den Besprechungen verbunden ist.
Ein Großteil der dem Management Assistant zugewiesenen Verwaltungsaufgaben hängt davon ab, was der Manager zu delegieren bereit ist.Dies könnte zu komplexeren Aufgaben führen, die über die grundlegenden Büroaufgaben hinausgehen, die normalerweise für jemanden erforderlich sind, der eine andere Person unterstützt.Ein Beispiel für diese komplexen Aufgaben ist die Vorbereitung und Verteilung von Berichten.
Kenntnis von Computeranwendungen mit mittleren oder erweiterten Fähigkeiten ist in der Regel wichtig, um Aufgaben mit minimaler Überwachung auszuführen.Der Managementassistent kann auch spezielle Projekte verwalten, die sich auf die gesamte Organisation beziehen und Datenbanken verwalten.Abhängig von der Größe des Unternehmens können HR -Generalist -Pflichten auch Teil seiner täglichen Verantwortung sein.
Eine weitere Verantwortung für einige Management Assistenten kann auch die Überwachung von Mitarbeitern der Bürgerschaft in der Organisation mit niedrigerer Ebene beinhalten.Dies erfordert Führungsqualitäten und Managementfähigkeiten.Es ist möglich, dass der Verwaltungsassistent den Arbeitsfluss des Bürospanners innerhalb der Abteilung planen, zuweisen und überwachen muss.Zusammen mit der Überwachung ist der Assistent in der Regel die Anlaufstelle für die täglichen Bürooperationen in Bezug auf Büroausrüstung oder Wartungsprobleme.