Was macht ein Privatsekretär?
Ein Privatsekretär berichtet häufig an einen Unternehmensleiter oder ein Kleinunternehmer.Dieser Sonderassistent kann Routineaufgaben wie die Beantwortung von Telefonanrufen, das Öffnen der E -Mail und das Festlegen von Terminen ausführen.Bei der Aufgabe könnte auch Besprechungen teilnehmen, Notizen machen und die Minuten dieser Sitzungen eintippen.Wenn ein Manager reisen muss, kann der Sekretär für die Bereitstellung von Flug- und Hotelreservierungen verantwortlich sein oder Mittel für die Ausgaben genehmigen.
Der Hauptzweck eines Privatsekretärs besteht häufig darineine Führungskraft.Dieser Arbeiter wird auch verwendet, um den Manager von übermäßigen Unterbrechungen sowohl persönlich als auch telefonisch zu verhindern.Aus diesem Grund sorgt ein Sekretär häufig auf Telefonanrufe und Besucher, die Nachrichten für den Chef entgegennehmen, anstatt Einzelpersonen zu erlauben, direkt mit dieser Person zu sprechen.
Ein privater Sekretär könnte auch die schriftliche Korrespondenz untersuchen.Dies könnte dazu beitragen, die Post abzuholen und zu öffnen.Briefe, die vom Chef persönlich behandelt werden müssen, konnten dann weitergegeben werden.In einigen Fällen hat der Sekretär Zugang zu E-Mail-Konten von Unternehmen und untersuchen diese auch.
Wenn eine Führungskraft ein Treffen abhält, wird ein Privatsekretär manchmal teilnehmen.Dies ist so, dass sich der Sekretär Notizen zum Treffen machen und Fragen aufschreiben kann, die gestellt werden.Nach der Veranstaltung könnte der Sekretär dafür verantwortlich sein, das Protokoll zu tippen und an die Teilnehmer zu verteilen.
Ein Privatsekretär fungiert oft als eine Art persönlicher Assistent.Dies bedeutet manchmal, sich um Reisevorbereitungen für den Vorgesetzten zu kümmern.Der Assistent könnte auch Termine für eine Führungskraft planen, um Geschäfte in Bezug auf diese Reise zu betreiben, z. B. ein Mietwagen oder das Absetzen der trockenen Reinigung.
In vielen Organisationen hat dieser Sonderassistent viel mit einem Budget der Abteilungen zu tun.Der Privatsekretär kann dafür verantwortlich sein, Vorschläge für neue Projekte einzureichen und Schätzungen für Arbeit oder Materialien zu erhalten.In einigen Fällen könnte dieser Arbeitnehmer für einen kleinen Geldfonds oder Einkaufsbetrieb für Bürovorräte verantwortlich sein.
Die Ausbildung, die erforderlich ist, um ein Privatsekretär zu werden.College -Kurse in Betriebswirtschaft könnten ebenfalls hilfreich sein.Eine angenehme Persönlichkeit und Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten, wird erwartet, da dieser Sekretär während des gesamten Arbeitstages eine Reihe verschiedener Aufgaben ausführen kann.