Was macht ein Projektassistent?

Ein Projektassistent hilft in der Regel einem Projektmanager oder einem Projektleiter bei den Aufgaben, die für die Ausführung eines Jobs erforderlich sind.In den meisten Fällen schließt sich dies an die Funktionen von Büro- und Verwaltungsfunktionen.Der Projektassistent könnte auch an Sitzungen teilnehmen und wird wahrscheinlich für die Beantwortung von Fragen in der Abwesenheit der Projektmanager verantwortlich sein.Abhängig von der Größe des Projekts kann der Assistent einem einzigen Job und einem Projektmanager gewidmet sein oder mehr als einen Manager bei mehr als einem Projekt gleichzeitig unterstützen..Die meisten Projekte basieren stark auf Dateien und Tabellenkalkulationen, einschließlich Zeitlinien, Budgets und Aufgabenlisten.Die Aufrechterhaltung dieser Aktualisierungen, die Kommunikation der Aktualisierungen und das Dokumentieren von Änderungen sind ein entscheidender Bestandteil des Projektmanagements und sind Aufgaben, die im Allgemeinen auf den Assistenten fallen, wenn es eines gibt.Viele Unternehmen haben spezifische Anforderungen an das, was dokumentiert werden muss und was in physischen Dateien aufbewahrt werden muss.

Andere Arten von Papierkram fallen häufig auch auf den Projektassistenten.Dies kann das Anfragen und Ablegen von Versicherungsformularen und -genehmigungen, das Ausfüllen von Bestellungen und mehr umfassen.Es umfasst auch häufig die Verwaltung von Korrespondenz, z. B. die Bereitstellung regelmäßiger Berichte und Aktualisierungen für den Kunden.

Der Projektassistent besucht häufig an Sitzungen und teilte sich an den Telefonkonferenzen teil.Dies umfasst in der Regel sowohl interne Teambesprechungen als auch Kundenbesprechungen.In vielen Fällen wird der Assistent damit beauftragt, Notizen aus dem Meeting zu machen und einen Besprechungsbericht zu entwickeln und zu verteilen.Ein wichtiger Bestandteil solcher Berichte ist die Identifizierung von Aktionselementen und die Zuweisung von Verantwortung für jeden.Es ist auch wichtig, die Fälligkeitsterminen zu identifizieren.

Während der Projektmanager oder Direktor traditionell mehr Verantwortung für Entscheidungen, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Gewährleistung des Projekts hatProjekt zu jeder Zeit, weil er aufgefordert werden kann, Fragen zu beantworten, wenn der Manager nicht verfügbar ist.Projektmanager können sich in Besprechungen, krank oder im Urlaub befinden, wenn beispielsweise von einem Teammitglied oder einem Kunden eine Information benötigt wird.Es ist entscheidend zu wissen, wo die Daten gefunden werden können.

Ein Projektassistent, der sich nicht für ein einzelnes Projekt widmet, sondern für die Unterstützung mehrerer Manager oder mehrerer Projekte verantwortlich ist, ist für die Ausführung dieser Aufgaben für jedes Projekt verantwortlich.Dies bedeutet, dass der Assistent sehr organisiert sein muss.Er muss auch in der Lage sein, Pflichten zu priorisieren und zu wissen, was zu tun ist, wenn die Anforderungen von zwei oder mehr Projekten konflikt.