Was macht eine Sekretärin?

Sekretäre können je nach Arbeitsplatz eine Reihe von Aufgaben haben, aber im Allgemeinen sind sie dafür verantwortlich, die Büros reibungslos zu halten, indem sie eine Mischung aus administrativen und niedrigen Verwaltungsaufgaben ausführen.Diese Fachleute beantworten normalerweise Telefone und E-Mail-Korrespondenz und verwalten die Aktensysteme.Sie können auch Mail sortieren, Besprechungen organisieren und die Kommunikation zwischen Office koordinieren.In den meisten Fällen gilt die Arbeit als „Einstiegsebene“, was bedeutet, dass für den Erfolg keine besonderen Fähigkeiten oder Bildungsqualifikationen erforderlich sind.Trotzdem gibt es normalerweise Platz für den Aufstieg.Menschen mit viel Potenzial oder Erfahrung befinden sich oft im Rennen um zunehmend angesehene Arbeitsplätze mit immer höherer Bezahlung.

Verwaltungsassistent, Angestellte und persönliche Assistenten -Jobs sind normalerweise in diesem Dach enthalten.Alle diese Positionen sind administrativ und konzentrieren sich in der Regel auf Papierkram und elektronische Dokumentenverwaltung.Eine der einzigen Ausnahmen sind Regierungsebene oder andere offizielle „Sekretäre“, wie der Verteidigungsminister oder der Sekretär des Finanzministeriums.Obwohl diese Titel möglicherweise auf eine rein niedrige Funktion hinweisen, sind die Beamten dieser Rollen im Allgemeinen ziemlich hoch und leisten in der Regel nur wenig bis gar keine administrative oder klerische Arbeit.

Bürofähigkeiten

Office Management ist eine der wichtigsten Sekretariatsaufgaben.Diese Kategorie der Arbeit kann etwas breit sein, beinhaltet jedoch fast immer administrative und klerische Aufgaben.Sekretäre verwalten üblicherweise Bürounterlagen, darunter das Senden und Empfangen von E -Mails, das Erstellen und Organisieren von Einreichungssystemen sowie das Verwalten von Korrespondenz.In den meisten Einstellungen sind Computer- und Textverarbeitungsfähigkeiten von wesentlicher Bedeutung.

Die Beantwortung von Telefonanrufen ist auch an den meisten Orten ein wichtiger Bestandteil des Jobs.Sekretäre sind oft die ersten Personen, mit denen Kunden beim Ausführen eines Unternehmens sprechen.Aus diesem Grund sind in der Regel gute Manieren und ein höfliches Verhalten erforderlich.Fachleute müssen in der Regel viel Takt zeigen, wenn sie Nachrichten aufnehmen, Anrufer in die Warteschleife platzieren oder grundlegende Fragen beantworten.

Planung und Kalendern

In vielen Umgebungen sind das Verwaltungspersonal für die Verwaltung von Bürokalendern sowie für einzelne Mitarbeiterkalender verantwortlich.Sie sind oft für die Planung von Besprechungen und Terminen verantwortlich und achten auf Konflikte und Doppelbücher.Diese Aufgabe ist besonders in Orten wie medizinischen Praktiken ausgeprägt, an denen Patienten ständig Termine fordern, aber überall überall auf höhere Ebenen auftreten können, die „gefragt“ sind.Selbst wenn es nur darum geht, ein Mittagessen zu planen oder das Abendessen zu arrangieren, sind Sekretäre normalerweise einige der ersten Mitarbeiter, an die Führungskräfte und Manager um Hilfe wenden.

Verwaltungsaufgaben

Administrative Personal müssen nicht nur im Bürofähigkeiten von Zeit- und Personenmanagern sein.Sie müssen die Bedürfnisse von Büropersonal vorwegnehmen, interne Probleme schnell lösen und effizient daran arbeiten, verschiedene Menschen zusammenzubringen und zusammenzubringen.Ausgezeichnete Fähigkeiten von Menschen sind wirklich wichtig, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Führungskräften und anderen wichtigen Mitarbeitern geht.Ein Großteil des Jobs kann „hinter den Kulissen“ sein, wobei Sekretäre die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer Vorgesetzten vorwegnehmen, bevor Anfragen überhaupt gestellt werden.nahe der Unterseite des Büros.Sie antworten in der Regel sowohl auf mittlere als auch auf die Geschäftsleitung und müssen normalerweise allen gleichermaßen helfen.Große Unternehmen und Büros haben häufig ganze Sekretariatspools. In diesem Fall entsteht jedoch eine nuanciertere Hierarchie.In diesen Einstellungen können einige Arbeitnehmer mit geringfügigen Jobs wie dem Einreichen und Beantworten von Telefonanrufen beauftragt werden, während andere Zeitpläne verwalten und mit High interagieren könnenER-RANKING-Mitarbeiter.Der Fortschritt in diesen Büros hängt normalerweise von Zeit und Erfahrung ab.

Einige der prestigeträchtigsten Arbeiten, die ein Sekretär erhalten kann, befindet sich im Bereich persönlicher Hilfe.Viele leitende Führungskräfte und Unternehmensführer haben engagierte Administratoren, deren gesamter Arbeitsleben der Pflege und dem Management des Zeitplans eines Führers gewidmet ist.Diese Art von Sekretär muss in der Regel lange Stunden arbeiten und sich mit manchmal unvorhersehbaren Anforderungen und Anfragen befassen, gehört jedoch häufig zu den am besten bezahlten und am meisten angesehenen des Berufs.

Schulungs- und Schulanforderungen

Unterschiedliche Arbeitgeber haben unterschiedliche Anforderungen für die Ausbildung ihrer Sekretäre.In einigen Fällen ist ein Abitur oder ein Äquivalent alles erforderlich, in anderen Fällen werden tatsächlich Sekretariatszertifizierungen oder Abschlüsse bevorzugt.Community Colleges und Berufsschulen bieten häufig Programme an, in denen interessierte Schüler die Vor- und Nachteile der Textverarbeitung und des Büromanagements lernen können.Ein solcher Kurs zu nehmen ist oft eine gute Idee, auch wenn sie nicht ausschließlich erforderlich ist, da es einer Bewerbung helfen kann, sich hervorzuheben und New Hires ein Bein zu erhöhen, wenn es um Erfahrung geht.

Besondere Umstände: Beamte und Regierungssekretäre

Der Begriff „Sekretär“ kann nicht immer einem Büroverwalter verbinden.In einigen Fällen, insbesondere solchen, die hochrangige Regierungsbeamte beteiligt, kann die Bezeichnung in Ehrenfähigkeit verwendet werden, um die Verwaltung eines breiten Sektors der Sachen anzuzeigen.Beamte, die Abteilungen leiten oder die wichtigsten staatlichen Abteilungen beaufsichtigen, können Sekretariatstitel verwenden, aber ihre Arbeit sollten nicht mit gemeinsamen Rollen der Büroverwaltung verwechselt werden.