Was macht ein Büroassistent/eine Rezeptionistin?

Eine Büroassistentin/Rezeptionistin ist in der Regel für die Aufgaben des Front -Office in einem Unternehmen oder einer Organisation verantwortlich.Die Rezeptionistin kontrolliert in der Regel den Zugang zum Büro, indem sie Gäste begrüßt, Mitarbeiter über Besucher benachrichtigt und mit Zustellern und Auftragnehmern zusammenarbeitet.Darüber hinaus kann der Büroassistent für eine Reihe von Aufgaben der Büroverwaltung verantwortlich sein, z. B. für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen, Korrespondenz und Bestellversorgung.Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der Mitarbeiter, die sie hat, kann der Büroassistent/die Rezeptionistin auch als persönlicher oder administrative Assistentin eines oder mehrerer von Führungskräften oder Managern des Unternehmens fungieren.

Während viele Büros jetzt auf Voicemail -Systeme angewiesen sind, um Telefone zu beantworten und Anrufer an den relevanten Arbeiter zu übertragen, beschäftigen viele immer noch einen Büroassistenten/Empfangsdame, um das Telefonsystem zu verwalten und mit Anrufern zu sprechen, die Schwierigkeiten haben.Rezeptionisten erledigen auch die Aufgabe, den Empfangsbereich zu überwachen, auch als Wartebereich oder Raum bezeichnet, in das Besucher normalerweise eintreten.Eine traditionelle Büroassistentin/Rezeptionistin übernimmt in der Regel die Verantwortung dafür, dass ein Besucher den Personen angekündigt wird, die er oder sie besucht, oder, wenn der Besucher eine Lieferperson ist, wird die Empfangsdame normalerweise für Pakete unterschreibt und die Empfänger wissen, dass sie sie wissen lassenAnkunft.Ein Büroassistent/eine Rezeptionistin ist möglicherweise auch dafür verantwortlich, die Kunden über die Dienste von Companys zu informieren, und kann auch Termine zwischen Kunden und Mitarbeitern planen.innerhalb der Firma.In einer sehr kleinen Organisation oder einer mit einem sehr sparsamen Budget kann die Rezeptionistin auch als Büroleiterin fungieren.Er oder sie ist möglicherweise dafür verantwortlich, dass das Büro gut funktioniert, indem er die Lieferungen und Überwachung der Leistung von Büromaschinen wie Kopierern, Faxgeräten und sogar Computern überwacht.Der Büroassistent/die Rezeptionistin mit diesen Aufgaben wird in der Regel reparaturfachleute und andere Auftragnehmer, die möglicherweise Arbeiten am Büroraum oder Gebäude ausführen müssen, kontaktieren und mit Reparaturfachleuten zusammenarbeiten.Weitere häufige Aufgaben sind Veranstaltungsplanung, Reiseplanung und in einigen Fällen die Verwaltung allgemeiner Bürokommunikationen, z.Position innerhalb eines bestimmten Unternehmens.In vielen Fällen können Büroangestellte ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz erwerben oder ein berufliches Schulungsprogramm absolvieren, das ihnen ein grundlegendes Verständnis der Verfahren zur Büroverwaltung vermittelt.Weitere Optionen sind die Teilnahme an kontinuierlichen und Erwachsenenbildungskursen in verschiedenen Softwarepaketen, Unternehmensschreiben und Kommunikation und Protokoll.