Was ist ein kleiner Geldbeleg?

Jede Quittung von Nebenkosten, die ein Mitarbeiter zur Erstattung von Erstattung verwendet, kann als geringfügiger Bargeldbelegung angesehen werden.Die meisten Büros und Abteilungen haben einen sogenannten Kleingeldfonds, das in ihre Budgets eingebaut ist.Die Umstände, unter denen Mitarbeiter das Geld in einem Kleingeldfonds verwenden können, variieren, aber die meiste Zeit deckt der Fonds geringfügige Geldkosten ab, z. B. das Parken für eine Sitzung außerhalb des Standorts, Bürovorräte oder Porto.Mitarbeiter, die diese Ausgaben anfallen, müssen ihre Einnahmen sparen, einen kleinen Bargeldgutschein ausfüllen und beide zusammen dem Haushaltsbeauftragten zur Erstattung vorlegen.

Petty Cash Funds sind im Geschäft fast allgegenwärtig.Obwohl ein Abteilungsbudget wahrscheinlich die meisten wichtigen Ausgaben abdeckt, kann es fast unmöglich sein, alle geringfügigen Ausgaben vorherzusagen, die im normalen Verlauf der Dinge anfallen.Die meisten Mitarbeiter werden irgendwann für einige arbeitsbezogene Kosten aus eigener Tasche bezahlen.In diesem Fall kann ein kleiner Bareingang eine sofortige Rückzahlung sicherstellen.

Jedes Unternehmen strukturiert sein kleines Geldsystem etwas anders.Einige festgelegte Listen der genehmigten Kleingeldkosten, während andere einzelne Manager nach Ermessen überlassen.In fast allen Fällen muss ein Mitarbeiter jedoch eine Quittung zur Erstattung vorlegen.Die Kleingeldbelastung muss in der Regel sowohl eine detaillierte Beschreibung aller Einkäufe als auch den gezahlten Gesamtbetrag anzeigen, sodass die Haushaltsbeauftragten bestätigen können, dass (a) der Aufwand qualifiziert ist, und (b) der Erstattungsbetrag der tatsächlichen ausgegebenen Höhe entspricht.Eine druckbare Kleingeldbelastung, wie für einen Online -Kauf ausgestellt wird, ist in der Regel akzeptabel, ebenso wie eine Fotokopie einer Originalbelegung.

In großen Unternehmen müssen Mitarbeiter, die eine Erstattung anstreben, normalerweise nicht nur einen kleinen Geldbeleg einreichen, sondern auch einen geringfügigen Bargeld -Gutschein.Der Gutschein muss den Namen des Mitarbeiters, seine Abteilung, den zu verteilenden Gesamtbetrag und einen Finanzierungscode auflisten.Codes korrelieren typischerweise mit der Art der Kosten mdash;Parken zum Beispiel oder Mahlzeiten.In einigen Umgebungen werden diese Gutscheine intern als ihre eigene Art von Kleingeldbelegungen angesehen.Sie sind normalerweise online auf der Website eines Budget -Büros erhältlich oder können von einem Abteilungs -Intranet gedruckt werden.

Meistens wird der Haushaltsbeauftragte oder Schatzmeister alle kleinen Geldtransaktionen in einem Kleingeldbuch eines Büros aufzeichnen.Dieses Buch ist im Wesentlichen ein Hauptbuch, um den Guthaben des Petty Cash Fund zu verfolgen.Jeder eingereichte Kleingeld -Quittung oder -gutschein wird in der Regel bei der Prüfung mit dem Hauptbuch gespeichert.