Was ist eine Trennung von Pflichten?

Die Trennung von Pflichten ist die Verwendung mehrerer Mitarbeiter, um Aufgaben auszuführen, um die Chancen auf Betrug, Diebstahl und Fehler zu begrenzen.Durch das Eintauchen einer Aufgabe in Komponenten, die von verschiedenen Mitarbeitern behandelt werden, kann ein Unternehmen unerwünschte Aktivitäten verhindern und bessere Qualitätskontrollen ausüben.Dies kann in einem kleinen Unternehmen, in dem das Personal zu begrenzt sein kann, eine Herausforderung sein, aber bei großen Unternehmen kann es ein kritischer Bestandteil eines Sicherheitsprogramms sein.In einigen Regionen schreibt Gesetze spezifisch die Trennung von Pflichten für sensible Aufgaben vor;In einem besonders wichtigen Beispiel kann der Kapitän eines Schiffes keine Kreuzfahrtraketen starten, ohne einer sehr spezifischen und getrennten Befehlskette zu folgen.

an einem Arbeitsplatz, an dem die Trennung von Pflichten verwendet wird, werden Aufgaben in drei verschiedene Phasen unterteilt.In der ersten Phase muss jemand eine Aktivität genehmigen, z. B. einen Computer an einen neuen Mitarbeiter oder die Generierung von Gehaltsschecks.In der zweiten Phase muss jemand die Aufgabe tatsächlich ausführen.Ein Mitglied der Computerabteilung stellt dem Mitarbeiter beispielsweise einen Computer zur Verfügung, und das Personal unterschreibt dies.Schließlich umfasst die dritte Komponente die Prüfung, um sicherzustellen, dass die Aufgabe angemessen ausgeführt wurde.

Die Trennung von Aufgaben erfordert einen anderen Mitarbeiter an jedem Punkt.Mitarbeiter, die für Autorisierungen verantwortlich sind, können tatsächlich Aktivitäten ausführen, wodurch die Chancen einschränken, dass Mitarbeiter ihre eigene Initiative ergreifen könnten, um Dinge wie das Sammeln von Geldern vom Unternehmen zu tun.Wenn Sie die Prüfung separat halten, muss ein Mitarbeiter vor der Genehmigung einer Aufgabe sicherstellen, dass dies angemessen ist, da der Abschlussprüfer sie markiert, wenn es ein Problem gibt.Ebenso bedeutet das Trennen von Wirtschaftsprüfern und Personen, die Aufgaben erledigenkritisch.Dies begrenzt die Chancen auf Finanzbetrug und liefert auch einen Mechanismus für Fehler.Die Person, die beispielsweise Gehaltsschecks schneidet, könnte bei einem ungewöhnlich großen oder kleinen Scheck eine Bestätigung bitten.Die Wartung der Rechnungslegungsintegrität ist für Unternehmen aller Größen wichtig und das Trennen von Aufgaben erleichtert es, das Buchhaltungssystem zu prüfen und zu steuern.

Dies ist auch für die allgemeine Sicherheit, Sicherheit und Leistung wichtig.Die Trennung von Pflichten spielt eine Rolle in der Fabrik, bei militärischen Operationen und bei Aktivitäten wie Informationssicherheit.Wenn ein Unternehmen Situationen hat, in denen eine einzelne Person etwas tun und sicherstellen könnte, dass es unentdeckt wurde, stellt dies eine Sicherheitsbedrohung dar und fordert eine Bewertung, um festzustellen, ob es möglich ist, die Trennung von Aufgaben einzulegen.