Was ist die automatisierte Abrechnung?
Automatische Abrechnung ist eine Aktion, bei der die Rechnungsstellung für Waren und Dienstleistungen erfolgt, ohne dass die Rechnung von Hand vorbereitet werden muss.Viele Abrechnungssysteme dieser Art bieten die Möglichkeit, elektronische Kopien der Rechnungen an Kunden zu generieren und zu senden.Die Verwendung dieser Art von Abrechnungssoftware ermöglicht es, den Rechnungsvorgang mit größerer Effizienz zu verwalten und dem Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.
Es gibt mehrere Funktionen, die für die automatisierte Abrechnungssoftware gemeinsam sind.In den meisten Fällen ist die Software entwickelt, um die Erstellung von Kundenprofilen zu ermöglichen, die alle Daten enthalten, die zur korrekten Vorbereitung der Rechnung erforderlich sind.Diese Daten enthalten den Kundennamen, die Abrechnungsadresse, den Rechnungskontakt und eine E -Mail -Adresse, wenn die Rechnung elektronisch gesendet werden soll.In den meisten Fällen sammelt das automatisierte Abrechnungsprogramm Daten aus anderen Quellen, die mit der Kundennutzung zu tun haben, oder ermöglichen den manuellen Eintritt von Bestellungen, sobald sie erfüllt sind.Die Prozesse innerhalb des Abrechnungssystems wenden dann die richtigen Preise für jede Bestellung an und erstellen eine Rechnung.
Abhängig davon, wie das automatisierte Abrechnungssystem konfiguriert ist, kann die Rechnung unmittelbar nach der Rechnungsgenerierung zusammen mit einem Begleitumschlag ausgedruckt werden.Es ist jedoch möglich, die Software so einzurichten, dass Rechnungen zu einer bestimmten Tageszeit automatisch gedruckt werden.Es gibt sogar einige Beispiele für Software, die Maschinen zum Falten der Rechnung auffordern, sie in einen vorberateten Umschlag einfügen und den Umschlag versiegeln.Wenn E -Mail als Liefermedium verwendet wird, kann das System die Lieferung unmittelbar nach der Erstellung der Rechnung beschleunigen oder den E -Mail -Prozess zu einer bestimmten Tageszeit verwalten, die es Geschäftsinhabern ermöglicht, Rechnungen vor dem Versenden zu befragen.
Elektronische Abrechnungssysteme dieser Art enthalten manchmal die Möglichkeit, Zahlungen auf ausstehende Rechnungen zu erhalten und anzuwenden.Beispielsweise können E -Mail -Rechnungen einen eingebetteten Link enthalten, der es dem Kunden ermöglicht, die Zahlung nach Erhalt und Überprüfung der Rechnung sofort zu leisten.Anstatt von einer Person die Zahlung zu erhalten und sie manuell in die Forderungsdatenbank der Konten einzugeben, erkennt die Software die Zahlung an, wendet sie auf die entsprechende Rechnungsnummer an und zieht diesen Betrag vom Guthaben des Kundenkontos ab.
Die automatisierte Abrechnung funktioniert sehr gut mit Situationen, in denen ein Kunde eine Bestellung hat, oder es gibt eine wiederkehrende Zahlung, die wöchentlich oder monatlich angefordert werden muss.Mit dieser Anwendung kann das System so konfiguriert werden, dass sie automatisch ständige oder wiederkehrende Rechnungen an die entsprechenden Kunden generieren, wodurch die Notwendigkeit einer oder mehrerer Mitarbeiter beseitigt wird, Stunden für diese sich wiederholende Aufgabe zu verbringen.Das Endergebnis ist, dass Personal für verschiedene Funktionen verwendet werden kann, sodass der Arbeitstag produktiver und somit effizienter ist.
Die Verwendung automatisierter Abrechnung ist heute bei Unternehmen aller Größen üblich.Geschäftstypen von Telekommunikation bis hin zu Online -Einzelhandelsgeschäften profitieren von der Verwendung dieser Softwaretypen.Durch die Einsparung der Unternehmenszeit und der Ressourcen können Unternehmen die Kosten niedriger halten und somit wettbewerbsfähiger bleiben.