Was sind die besten Tipps für die E -Mail -Archivierung?

E-Mail oder E-Mail, kurz für Electronic Mail.Die Nachrichten.Das Archivieren bezieht sich auf einen Speicherplan, bei dem Artikel logisch und zugänglich angeordnet sind.Es kann auch darauf verweisen, eine Backup -Kopie von Material zu erstellen.E -Mail -Archiving bezieht sich auf ein methodisches Anmeldesystem für E -Mails, das es vom Server entfernt und sicher unterstützt.Entscheiden Sie, ob es ausreicht, dass Ihre E -Mails in der Cloud archivieren oder ob Sie sie auf Ihrem Computer oder in Hardcopy archivieren müssen.Vielleicht muss bestimmtes Material ausgedruckt werden, während andere Materialien in elektronischer Form bleiben können.Wenn die E -Mails auf Ihrem Computer archiviert werden sollen, entscheiden Sie, ob Sie auf einer externen Festplatte eine Sicherung vornehmen und ob etwas in einem anderen Format als dem Dateiformat Ihres Mail -Clients gespeichert werden muss, beispielsweise in PDF gespeichert werdenDateiformat.

Im Allgemeinen besteht der zweite Schritt beim Erstellen eines E -Mail -Archivierungssystems darin, eine Hierarchie von Speicherordnern in Ihrem E -Mail -Client zu erstellen.Auf diese Weise können Sie persönliche E -Mails von Business -E -Mails trennen und sicherstellen, dass Ordner, die Sie häufiger zugreifen müssen, leicht zu erreichen sind.Denken Sie daran, dass Ordner neu organisiert und umbenannt werden können. Sobald ein Projekt mit höchster Priorität abgeschlossen ist, möchten Sie möglicherweise eine Möglichkeit, es innerhalb des Ordnersystems zu archivieren, z.das Jahr.Überlegen Sie, ob das Erstellen von Filtern zum direkten E -Mails in Ordner gut erstellt wird: Einige Leute schwören auf diese Funktion;Andere benutzen es nie.

Eine der besten Tipps für die E -Mail -Archivierung ist das Löschen unerwünschter E -Mails sofort nach dem Erhalt oder beim Sehen in Ihrem Posteingang.Dies kann Ihnen Zeit sparen, da Sie es nie wieder überprüfen und dazu beitragen müssen, dass unnötiges Material das Archiv erreicht, wo nur Wertmaterialien gespeichert werden sollten.Wenn es Ihnen besser passt, können Sie vor der Archivierung die Massenlöschung durchführen.Möglicherweise können Sie Ihren E -Mail -Client festlegen, wenn Mail vom Server gelöscht werden soll. In regelmäßigen Abständen ist es jedoch eine gute Idee, Ihre ISP -Website zu besuchen, zu sehen, was sich tatsächlich auf dem Server befindet, und nach Bedarf klären.Wenn Sie genügend leerer Serverraum haben, können Sie sich dafür entscheiden, wichtige E -Mails als zusätzliches Archiv zu hinterlassen.Enterprise-E-Mail-Archiving kann von Softwareanwendungen verwaltet werden, die zu diesem Zweck erstellt wurden, und mit Funktionen, die geschäftsspezifische Probleme behandeln.Dazu gehören die Möglichkeit, den virtuellen Papierweg zu verwalten und Nachrichten zu löschen, die nicht mehr benötigt werden.