Was ist eine weiche Kopie?

Eine weiche Kopie ist eine elektronische Kopie eines Dokuments.Es steht im Gegensatz zu einer harten Kopie, einem auf Papier oder einem anderen Medium ausgedruckten Dokument.Weiche Kopien sind leicht zu übertragen, zu verteilen, zu teilen und zu manipulieren und zu bearbeiten und zu bearbeiten und zu bearbeiten.Alle potenziellen Nachteile oder Vorteile, abhängig vom beteiligten Dokument.Sie können auch verwendet werden, um harte Kopien zu generieren, indem sie eine Kopie des Dokuments ausdrucken.Viele papierlose oder niedrig abfällige Büros stützen sich stark auf weiche Kopien, um Informationen zu kommunizieren und zu teilen.

Soft Kopien können in einer Vielzahl von Textverarbeitungsprogrammen in der Regel geöffnet werden.Für zusätzliche Sicherheit kann ein Dokument in einem LEAD -Format gespeichert werden.Dadurch können die Menschen es sich ansehen, aber die weiche Kopie nicht ändern.In Fällen, in denen Menschen besorgt sind, dass Daten von Personen geändert oder manipuliert werden, die Zugriff auf die Datei haben, kann dies nützlich sein.Einige Programme führen auch Änderungsprotokolle bei, sodass Personen Änderungen am Dokument nachverfolgen können, wobei sie auf Wunsch zurückkehren können, um das Dokument bis zu einem vorherigen Punkt wiederherzustellen.sie auf einer Disc oder tragbaren Festplatte zum Teilen.Diese Vielfalt von Techniken für die Verteilung kann nützlich sein und es Büros ermöglichen, Ausgaben wie Faxgeräte und Kuriere zu beseitigen.Soft Exemplare haben im Allgemeinen nicht ganz rechts rechtes Kopien wie harte Kopien, da Änderungen jedoch für die meisten Aktivitäten in einem Büro verwendet werden können, einschließlich Dingen wie dem Versenden von Soft Copy -Entwürfen eines Vertrags zur Bearbeitung und Genehmigung zur Bearbeitung und GenehmigungMit Personen, die die Hardcopy sorgfältig überprüfen, bevor sie sich anmelden, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Änderungen enthält.

Soft Kopien können auch für Dinge wie Präsentationen verwendet werden, wobei Personen entweder das Dokument elektronisch verteilen, damit jeder eine Kopie hat oder sie anstelltEin Bildschirm bei einer Präsentation oder Veranstaltung.Die Fähigkeit, Änderungen bis zur letzten Minute vorzunehmen, kann für Menschen, die Zeit wünschen, um ihre Präsentationen zu perfektionieren, und die möglicherweise in letzter Minute Änderungen vornehmen müssen, um sich ändernde Informationen und andere Probleme zu berücksichtigen.Lehrer speichern häufig Klassenzimmermaterialien in weicher Kopienform, damit sie sie leicht ändern und für den Unterricht wiederverwenden können.

Für Büros, in denen Platz eine große Überlegung ist, kann die vollständige oder größte Elektronik erhebliche Vorteile bieten.Menschen können Materialien in weicher Kopien überprüfen und die Erzeugung großer Papiervolumina vermeiden, für die Lagerung erforderlich ist.Wenn Sicherheit betrifft, können elektronische Sicherheitsmaßnahmen festgelegt werden, um so viel Schutz wie möglich für weiche Kopien zu bieten.Dies kann Tools wie Remote -Backups umfassen, um Kopien im Falle von Bränden, Viren und anderen Problemen zu sparen.