Was ist Dokumentbildungssoftware?

Document Imaging Software ist eine Anwendung, die in der Dokumentverwaltung verwendet wird, um Papierdokumente in digitales Format zu konvertieren.Scanner werden verwendet, um Dokumentinformationen einzugeben, und dann nennt und speichert die Dokumentbildungssoftware die Dokumente, verwendet die optische Zeichenerkennung (OCR), um sie durchsuchbar und bearbeitbar zu machen, und sendet sie.Die Document Imaging-Software kann in Multifunktions-Peripheriegeräte (MFPs) integriert werden, sodass die Software Dokumente mit gescanntem Dokumenten verarbeiten kann.Einige Anwendungen enthalten die Möglichkeit, ein Dokument zu überprüfen, um sicherzustellen, dass jeweils nur ein Benutzer ein Dokument bearbeiten kann.Die Software kann auch die Genehmigungsverfahren erleichtern, sodass Änderungen erst dann auf Dokumente angewendet werden, wenn die Administratoren sie genehmigen.

Die Software wird normalerweise mit einer eigenen grafischen Benutzeroberfläche zum Speichern und Auffinden von Dateien geliefert.Zu den Schnittstellen können Drag Drop-Funktionen gehören und manchmal ähnliche Suchmaschinen wie die Suche im Internet einbeziehen, damit Benutzer Dateien schnell und einfach finden können.In der Software gespeicherte Dokumente können gedruckt, per E -Mail und digital gefaxt werden.Einige Software ermöglichen es Benutzern, Dokumente mit integrierten Kommentarfunktionen zu kommentieren.

Dokumentbildungssoftware enthält häufig die Fähigkeit, Dokumente in andere Programme zu integrieren.Dokumente können im tragbaren Dokumentformat (PDF) und im Microsoft reg gespeichert werden.Office-kompatible Formate und Bilder können in Formaten wie JPEG und TIFF exportiert werden.Daten können auch kopiert und in Textverarbeitungsdokumente und Tabellenkalkulationen eingefügt werden.

Viele Unternehmen verwenden Dokumentenbildungssoftware für ihre Sicherheitsfunktionen.Den Benutzern können auf der Grundlage der Benutzerberechtigungsstufe den Zugriff auf bestimmte Dateien zugelassen oder verweigert werden, und Dateien können für die Bearbeitung gesperrt werden, oder Änderungen können die Genehmigung erfordern, bevor sie auf Dokumente angewendet werden.Dokument Bildgebungssoftware bietet nicht nur Sicherheit durch die Kontrolle des Zugriffs und der Änderung von Dokumenten und bietet Unternehmenssicherheit, da digitale Dateien im Gegensatz zu Papierdokumenten einfach und regelmäßig gesichert werden können.Dies ermöglicht es Unternehmen, Dokumente bei katastrophalen Ereignissen wie Feuer oder Flut zu schützen.

Digitale Bildgebungssoftware hat auch mehrere andere Vorteile.Digitale Dateien speichern nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch Speicherplatz.Computerdateien sind leichter zugänglich und leichter zu teilen als Papierdokumente, insbesondere für große, verteilte Arbeitsgruppen.Software mit automatischen Einreichungsfunktionen kann auch Verwaltungskosten einsparen.Da die meisten Dokumente letztendlich elektronisch verwendet werden, bietet das Einreichen und Speichern in elektronischer Form Kontinuität, konsolidiert Workflows und spart Zeit.