Was ist ein Dokumentverwaltungssystem?

Ein Dokumentverwaltungssystem ist ein Programm, mit dem die Dokumente, die ein Unternehmen verwendet, gespeichert und steuern.Vor dem Aufkommen von Computern war ein Dokumentverwaltungssystem lediglich ein Prozess der Einreichung von Dokumenten mit Hardcopy -Dokumenten wie Bestellungen, technischen Änderungen und Schaltplänen in systematischer Reihenfolge, um das Abrufen zu erleichtern.Auch als DMS bezeichnet, ist die häufigste Art des heutigen Dokumentmanagementsystems elektronisch.

Ein elektronisches Dokumentverwaltungssystem ist ein Computerprogramm, das Unternehmensakten indexiert und speichert.Auf diese Weise können Informationen elektronisch an andere Geografien weitergeben, ohne dass sie drucken, mailen oder faxen müssen.Ähnlich wie bei Content -Management -Systemen, die am häufigsten zum Speichern von Verfahren oder Arbeitshandbüchern verwendet werden, speichert ein Dokumentverwaltungssystem die Informationen über elektronische Bilder, sodass die elektronischen Dokumente von vielen Mitarbeitern gleichzeitig zugegriffen werden können.

für Dokumente, auf die sich zunächst nicht in elektronischer Form befinden, Dokument Bildgebungs -Scan -Software wird verwendet, um die Papierkopie in elektronische Bilder umzuwandeln.Die elektronischen Bilder werden dann auf einem Computer gespeichert, bis sie benötigt werden.Weitere Verwendungen für ein Dokumentverwaltungssystem sind Sicherheit und Einhaltung.

Zu den Sicherheitsfunktionen gehören Kennwortschutz, schreibgeschützte Zugriff und Katastrophenwiederherstellung.Der Kennwortschutz wird verwendet, um nicht autorisierte Benutzer daran zu hindern, vertrauliche Dateien anzuzeigen.Mit den meisten Dokumentenverwaltungssystemen können Benutzer nach Profil eingerichtet werden und nur Dateien im Zusammenhang mit ihrem Profil anzeigen können.Beispielsweise kann ein Benutzer, der unter einem Käuferprofil eingerichtet ist, Bilder von Bestellungen oder Preisvereinbarungen anzeigen, sobald er sein Passwort eingegeben hat, aber keine Bilder von technischen Dokumentationen wie mechanische Zeichnungen anzeigen kann.

Mit der schreibgeschützten Zugriffssicherheitsfunktion können Benutzer Dokumente anzeigen, jedoch alle Änderungen vorliegen.Diese Art von Zugang ist hilfreich für Mitarbeiter, die möglicherweise Daten für Projekte recherchieren müssen, aber nicht befugt sind, Änderungen vorzunehmen.Die Disaster Recovery ist eine weitere wichtige, aber hoffentlich nie benötigte Sicherheitsfunktion von Dokumentenverwaltungssystemen.Backup-Dateien oder Computer außerhalb des Standorts werden normalerweise verwendet, so dass bei Bränden, Überschwemmungen oder anderen Arten von Naturkatastrophen alle Unternehmensunterlagen sicher sind.Für Unternehmen in den USA erfordert das Sarbanes-Oxley Act oder SOX, wie es oft erwähnt wird, die Einhaltung der Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufnahmen.Sox definiert, welche Arten von Datensätzen aufbewahrt werden müssen und wie lange.Unternehmen werden auf Compliance geprüft und Strafen für die nicht genauen und relevanten Aufzeichnungen umfassen Bußgelder und mögliche Freiheitsstrafe.Durch die Verwendung eines Dokumentverwaltungssystems haben Unternehmen Aufzeichnungen in einem sicheren, leicht zugänglichen Ort.