¿Qué es un sistema de adquisiciones?
Un sistema de adquisiciones es típicamente un sistema computarizado diseñado para administrar el proceso de adquisición. La adquisición es un término utilizado para describir la actividad de compra para un negocio u organización. Hay dos tipos principales de sistemas de adquisición: adquisición electrónica y adquisición estándar. Ambos tipos de sistemas están ampliamente disponibles y a menudo se incluyen en una planificación de recursos empresariales (ERP) o producto de software de contabilidad.
Aunque la funcionalidad proporcionada varía según el software, una herramienta de adquisición típica incluye solicitudes de compra, órdenes de compra, recibos de bienes y procesamiento de invocadores. Además de estos requisitos básicos, la mayoría de los sistemas incluyen una variedad de herramientas de informes. Los procesos de aprobación incorporados, los controles y las herramientas de gestión de fondos suelen ser estándar en los productos más grandes.
El concepto principal de adquisiciones es que la planificación avanzada, la programación y la compra del grupo darán como resultado ahorros de costos, operación comercial más eficiente y, por lo tanto, aumentaránrentabilidad. Se utiliza un sistema de adquisiciones para administrar este proceso, proporcionando tiempo de respuesta para las facturas, el seguimiento del gasto total por tipo de productos básicos, así como los compromisos financieros y la gestión del flujo de efectivo. La implementación completa de un sistema de adquisiciones generalmente resulta en cambios significativos en el proceso comercial existente, ya que el sistema requerirá ciertos controles y procedimientos internos.
Un sistema de adquisiciones electrónicas también se conoce como procuración electrónica. Este término se utiliza para describir un software que permite a los compradores acceder a los catálogos de proveedores a través de Internet, así como aceptar facturas electrónicas. Los compradores seleccionan sus materiales, indican que las cuentas se cobrarán por la compra y crean una orden de compra en el sistema de contabilidad. Toda la actividad relacionada con la adquisición se completa en el sistema electrónico, reduciendo el papeleo y el aumento de la eficiencia.
El procesamiento de facturas electrónicas permite a las empresas seleccionadas racionalizar aún más la revisión y aprobación de la factura. Luego, los datos se enrutan a través de una serie de aprobaciones en línea antes de ser procesados para el pago en el sistema de contabilidad. Este tipo de sistema de adquisiciones es muy popular en grandes empresas, donde existen contratos de adquisición para gestionar la actividad del gasto. Para estas empresas, la reducción en el tiempo del personal para el procesamiento de facturas proporciona un excelente retorno de la inversión.
Un sistema de adquisición estándar está completamente integrado con el paquete de software de contabilidad utilizado por la organización. Toda la actividad de compra se rastrea y se administra a través de este módulo, lo que permite a la empresa controlar el gasto y rastrear oportunidades para mayores ahorros. Los informes, el análisis y los controles internos están integrados en este tipo de software y están diseñados en torno a las mejores prácticas. La implementación de un sistema de adquisiciones es una de las formas más fáciles de mejorar la eficiencia operativa.