¿Qué es un portal de proveedores?
Un portal de proveedores es un sistema seguro y propietario para administrar y comunicarse con proveedores de bienes y servicios externos. Las empresas, organizaciones y agencias gubernamentales que interactúan con un gran número de proveedores en las áreas operativas tienen más probabilidades de implementar este tipo de sistema de gestión formal. Un portal de proveedores generalmente se basa en Internet y permite el registro inicial del proveedor, así como la gestión de cuentas.
Las adquisiciones se han visto significativamente afectadas por el uso generalizado de Internet para transacciones comerciales seguras. Los sistemas de gestión de contenido basados en la web han hecho que sea rentable utilizar Internet para permitir el acceso a información compartida que se puede administrar desde ambos extremos del flujo de comunicación. El registro, la comunicación y la gerencia de los proveedores, que siempre habían sido un proceso intensivo laboral para los departamentos de compra, ahora ha migrado principalmente a un enfoque administrado por Internet y administrado por el proveedor para muchas grandes empresas e instituciones.
PLos ortales son bases de datos con interfaces fáciles de usar. Un portal permite que una empresa tenga un punto de recopilación para datos a nivel mundial para cualquier persona que pueda conectarse a Internet. El beneficio más significativo es quizás que el usuario de la base de datos maneja su propia cuenta a lo largo del tiempo, ingresando información de contacto y haciendo selecciones de contenido sin la necesidad de que un empleado de la empresa recopile y registre los datos manualmente para cada nuevo usuario o se asegure de que la información se actualice periódicamente. Una vez que se diseña el sistema de recopilación de información y el usuario está registrado, conserva la responsabilidad de acceder a la cuenta y mantener su relevancia.
Un portal de proveedores permite a los proveedores registrarse con una empresa como proveedor interesado. El registro generalmente solicita información básica, como el nombre comercial, la dirección y el número de identificación fiscal, y le pide al proveedor que seleccione un nombre de usuario y PAsword. El sistema también se usa ocasionalmente para examinar a los proveedores y solicitará información adicional sobre antecedentes, experiencia y calificaciones. Las empresas e instituciones más grandes con muchas oportunidades de proveedores diferentes en las áreas operativas permitirán al proveedor seleccionar sus áreas de interés, asegurando que solo reciba avisos de oferta para esas áreas particulares.
Lo más importante, el portal de proveedores permite al proveedor administrar su cuenta. Un sistema típico le permitirá editar su información de contacto, descargar paquetes de ofertas, enviar facturas y monitorear las transacciones. El proveedor normalmente se le permite un administrador de cuentas y varias cuentas de usuario con acceso limitado que pueden acomodar al personal de soporte que puede necesitar trabajar ocasionalmente en el sistema.