¿Qué es la gestión de facturas?
La gestión de la factura es una función comercial interna responsable de administrar documentos de proveedores o proveedores. Las facturas representan un documento fuente en contabilidad. Los documentos de origen describen información específica relacionada con una transacción financiera. Los proveedores generalmente brindan servicios externos como mantenimiento, servicios públicos, suministros de oficina o publicidad a las empresas. Los proveedores representan a las empresas que brindan a las empresas recursos económicos. Los recursos económicos incluyen las materias primas y el trabajo directo necesarios para producir bienes o servicios de consumo. Las empresas utilizan procesos de gestión de facturas para garantizar que los proveedores y proveedores reciban el pago de manera oportuna.
Un proceso de gestión de facturas común es el sistema de coincidencia de tres vías que se encuentra en las funciones de cuentas por pagar. Las órdenes de compra representan la información interna de la Compañía que proporciona a las personas autorización específica para comprar artículos de proveedores o proveedores. Por lo general, existen dos copias de las órdenes de compra en un negocio. Uno es SENT del proveedor o proveedor y uno se retiene en el departamento de contabilidad de la compañía. Este documento entra en juego más adelante durante el proceso de gestión de facturas.
Las empresas que utilizan el software de tecnología empresarial pueden usar copias electrónicas de las órdenes de compra. En lugar de mantener una copia en papel en un archivo, las empresas pueden escanear esta información en una base de datos del servidor. Esto permite a las personas revisar o recuperar la orden de compra según sea necesario. El software comercial también puede aumentar la precisión de la información del orden de compra.
El segundo documento en el sistema de gestión de facturas de partidos de tres vías es el boleto receptor. El boleto receptor e indica que todos los bienes o servicios fueron recibidos por la Compañía de acuerdo con la orden de compra. Recibir boletos suele ser responsabilidad del almacén de la compañía o el personal administrativo. Una copia de la orden de compra y el boleto de recepción se envía a unCOUNTACIÓN para finalizar el pago de la factura.
Muchos proveedores y proveedores ofrecen a los clientes 30 días para pagar antes de evaluar las tarifas e intereses sobre los saldos no remunerados. Los empleados de cuentas por pagar presentarán el boleto de recepción y la orden de compra en un archivo pendiente. Al recibir la factura final del proveedor solicitando el pago, el empleado de cuentas por pagar coincidirá con los tres documentos para garantizar las coincidencias de información. Combinar la información de cada documento es el quid del sistema de gestión de facturas a tres vías. Las empresas rara vez pagan a los proveedores o proveedores si los documentos no coinciden. Una vez que se completa el proceso de pago de cuentas, los empleados reducirán un cheque para la factura, solicitarán firma del propietario o gerente apropiado, y envíen el cheque.
Las empresas pueden usar sistemas de gestión de facturas personalizados. Los dueños de negocios y gerentes desarrollarán un sistema que mejor respalde sus funciones de back office y contabilidad. Las organizaciones más grandes que reciben varios cientos de facturas cada mes pueden desear un SIMSistema PLER que el partido de tres vías. La gestión de facturas no requiere que todas las empresas usen el mismo sistema.