¿Cuál es la mejor manera de organizar archivos?
Mantener el papeleo en orden puede ayudarlo a encontrar documentos cuando los necesita sin tener que buscar por todas partes. Es posible que algunas personas no se tomen el tiempo para organizar archivos porque no están seguras de dónde comenzar, pero es importante mantener todo en orden y despejado. Si bien tener archivos organizados puede parecer poco probable, especialmente si actualmente está buscando un archivador desbordante, es muy factible.
Hay aquellos que pueden estar inseguros de cuánto tiempo deben mantener sus papeles. Mientras sus documentos sean esenciales para fines fiscales, es importante mantenerlos a partir de enero hasta que sus impuestos se finalicen al año siguiente. Después de completar sus impuestos, su contador puede asesorar cuánto tiempo debe mantener el papeleo. Los documentos sobre sus impuestos, registros médicos, cuentas de jubilación y ahorro y registros de vivienda deben mantenerse permanentemente. Los documentos que son relevantes para sus artículos caros, como joyas, automóviles y antigüedades, también deben mantenerse permanentemente. CréditoLos estados de tarjeta que desee mantener durante siete años y facturas de servicios públicos que generalmente puede mantener durante aproximadamente un año.
Cuando desee organizar archivos, puede ahorrarse mucho tiempo y espacio si se deshace de lo que no necesita. Coloque cada papel en una pila con otros papeles correspondientes y lo que sea que no desee poner en otra pila para triturar. Después de reducir el tamaño, sabe exactamente cuánto espacio necesita para sus archivos.
Las carpetas de Manila son útiles cuando llega el momento de organizar archivos. Escriba en la pestaña lo que contiene cada carpeta y coloque las carpetas en orden alfabético. Archivar los documentos contenidos en cada carpeta en orden de fecha, por ejemplo, coloque los documentos más antiguos en la parte posterior y los más nuevos en el frente. No solo es más fácil para encontrar lo que necesita, sino también para cuándo necesita limpiar las carpetas también.
Los archivos de papel no son los únicos archivos que pueden desorganizarse; digitalLos archivos también pueden. Para saber lo que necesita organizar, visite cada área de su computadora y limpie los archivos que ya no necesita, ya sean imágenes o documentos. Si aún desea los archivos, considere transferirlos a una tecla de memoria USB o a un CD en blanco.
Para organizar archivos, debe designar un lugar específico para cada uno de ellos. Tal como lo haría con los archivos de papel, haga carpetas individuales en la computadora de acuerdo con categorías específicas. Por ejemplo, agrupe sus proyectos de trabajo juntos en una carpeta y fotos de ciertas vacaciones familiares en otra y etiquétalas en consecuencia. Ya sea que los necesite o decida que desea eliminarlos en el futuro, sabe exactamente dónde encontrarlos. Para asegurarse de que todo permanezca organizado, recuerde etiquetar correctamente cada archivo digital que guarde y colocarlo en la carpeta correspondiente.
Tener archivos no sistemáticos puede llevarlo a estar agotado y frustrado, pero si los organiza una vez, no puede HAve para hacerlos de nuevo. Mantenerlos organizados continuamente evitará que tenga que pasar tiempo pasando por el proceso de organización inicial de nuevo. Tomarse el tiempo para organizar archivos puede resultar en que pueda encontrar lo que necesita cuando lo necesita sin un proceso de búsqueda exhaustivo. Además, tener sus archivos organizados en un solo lugar les impedirá que se vuelvan desorden que se desborde en el resto de su hogar.